Weihnachtsfeier – in 10 Schritten zur perfekten Weihnachtsfeier

Weihnachtsfeier – in 10 Schritten zur perfekten Weihnachtsfeier
Weihnachtsfeier Ratgeber Titelbild

In 10 Schritten zur perfekten Weihnachtsfeier

Weihnachtsfeier Ratgeber von Eventexperten


Stehen Sie auch vor der alljährlich wiederkehrenden Aufgabe der Weihnachtsfeier-Planung? Die Experten von Event Inc verraten Ihnen, wie Sie in 10 Schritten die perfekte Weihnachtsfeier planen, geben wichtige Tipps für die Organisation und beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen wie z.B. „Welche Kosten entstehen bei der Weihnachtsfeier?“, „Was ist bei der Auswahl der Location zu beachten?“, „Was ist bei der Auswahl des Caterings zu berücksichtigen?“. So können Sie nichts vergessen und Ihre Feier wird garantiert zum vollen Erfolg.

Inhalt

1. Teilnehmerkreis
2. Budget
3. Organisation
4. Zeitpunkt
5. Location
6. Catering
7. Programm
8. Einladung
9. Dekoration
10.Nachbereitung

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Weihnachtsfeier Ratgeber Gäste

1. Teilnehmerkreis: Wer soll eingeladen werden?

Zunächst einmal sollten Sie festlegen, WEN Sie auf Ihre Weihnachtsfeier einladen und in welchem Kreis Sie diese zelebrieren wollen. Eine Festlegung ist essenziell, um die Gästezahl zu überschlagen und die daraus folgenden Kosten im Budget mit einzukalkulieren.

Team bzw. Abteilung

Das Team bzw. die Abteilung einzuladen ist Pflicht. Die Weihnachtsfeier soll Ihren Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen und deshalb ist es wichtig niemanden auszuschließen. Zudem muss jeder Mitarbeiter eingeladen werden, um die Weihnachtsfeier steuerfrei umzusetzen, da sie sonst nicht als Betriebsfeier gilt.

Alte und neue Mitarbeiter

Alte und neue Mitarbeiter einzuladen ist differenziert zu betrachten. Insofern Sie im Einverständnis mit den ehemaligen Arbeitnehmern auseinander gingen und keine negative Stimmung zu befürchten ist, ist gegen alte Mitarbeiter nichts einzuwenden. Weiterhin lernen neue Mitarbeiter das Team besser kennen und der Zusammenhalt wird über den engen Mitarbeiterkreis hinaus gestärkt.

Ehepartner

Bei den Ehepartnern müssen Sie lediglich das Pro-Kopf-Budget im Auge behalten, um Steuervorteile nutzen zu können. Wird das Budget nicht gesprengt, spricht nichts gegen eine Einladung. Die Teilnahme der Ehepartner kann den Zusammenhalt der Belegschaft und die Bindung an das Unternehmen stärken.

Familien

Wenn Sie die Familien Ihrer Mitarbeiter einladen, sollten Sie die Veranstaltung familienfreundlicher gestalten und das Programm, sowie den Zeitpunkt den Bedürfnissen anpassen. Der Vorteil ist, dass Sie die Familien mit in die Unternehmensaktivitäten einbinden und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit ihren Liebsten zu feiern.

Partnerfirmen / Kunden / Presse

Hierbei kommt es ganz darauf an, ob Sie ihre Feier geschäftlich oder als private Veranstaltung innerhalb Ihres Unternehmens gestalten wollen.

Vorteil

Für geschäftliche Beziehungen ist es sicherlich vorteilhaft mit Partnerfirmen zu feiern und eigene Kunden, sowie die Presse einzuladen, um Aufmerksamkeit auf das Unternehmen zu lenken und die Bindung, sowie das Bild nach Außen zu stärken.

Nachteil

Jedoch könnten Ihre Mitarbeiter aufgrund dessen angespannt sein und die wohltuend gemeinte Weihnachtsfeier als Überstunden ansehen, was nicht vorteilhaft für das interne Klima wäre.

Beachten Sie zudem: Je mehr Personen Sie einladen, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige einen weiten Weg zurücklegten und nach der Feier eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Diese sollten Sie organisieren und anbieten, um Ihren Gästen eine geeignete Unterkunft zu gewährleisten.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Budget

2. Budget: Welche Kosten entstehen bei der Weihnachtsfeier?

Das Budget sollte nicht zu knapp bemessen sein. Da jederzeit Unvorhersehbares passieren kann, ist es vorteilhaft, wenn Sie mit mehr finanziellem Spielraum rechnen. Wichtig ist dabei, dass Sie den Steueraspekt beachten und das Pro-Kopf-Budget im Blick behalten, um Kosten zu sparen.

Die wichtigsten Kostenfaktoren

Für diese 4 elementaren Bereiche jeder Veranstaltung sollten Sie sich für Ihre Weihnachtsfeier konkrete Gedanken machen und Angebote einholen, um Ihr Maximalbudget besser abschätzen beziehungsweise das möglicherweise bereits festgesetzte entsprechend logisch einteilen zu können.

Budget-Kalkulator

Um sich im Vorfeld eine Vorstellung davon zu machen, welche Ausgaben auf Sie zukommen könnten, haben wir einen Budget-Kalkulator für Sie bereitgestellt.

zum Budget-Kalkulator >

Geschenke

Geschenke sind stets eine gute Option, um Ihren Mitarbeitern entsprechende Wertschätzung auszudrücken. Ein Jullklapp ist dabei eine geeignete Möglichkeit, um die Kosten gering zu halten.

Steueraspekt

Pro-Kopf-Budget

Das Pro-Kopf-Budget beschreibt die durchschnittlichen Kosten bestimmter Veranstaltungselemente für jeden anwesenden Gast. Mit einberechnet werden nur Kosten von denen der Gast direkt etwas hat wie zum Beispiel Gagen für Bands oder Speisen und Getränke. Nicht relevant sind hierbei Kosten für die Location, Dekoration oder Hintergrundmusik. Das Pro-Kopf-Budget darf 110 Euro nicht überschreiten, damit die Weihnachtsfeier steuerfrei bleibt.

Weitere Kriterien

  • es muss eine Betriebsfeier sein (maximal 2 im Jahr möglich)
  • jeder Mitarbeiter des Betriebes oder der kleinsten Organisationseinheit ist einzuladen
  • das Pro-Kopf-Budget darf 110 Euro nicht überschreiten
  • alle Gäste müssen berücksichtigt werden, auch Ehepartner oder Familien

Konsequenzen bei Überschreitung

  • es müssen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge für jeden Teilnehmer nachbezahlt werden
  • Unternehmen haben die Möglichkeit einer Lohnsteuerpauschale in Höhe von 25 %

Weihnachtsfeier Ratgeber MinijobAchtung bei Minijobbern

Beschäftigen Sie Minijobber in Ihrem Unternehmen und der Lohn des geringfügig Beschäftigten steigt mit den Kosten der Weihnachtsfeier auf mehr als 450 Euro an, dann gilt er als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Organisation

3. Organisation: Wer sollte die Planung übernehmen?

Wer organisiert die Weihnachtsfeier und arbeitet Punkt für Punkt ab, um eine ansprechende Veranstaltung auf die Beine zu stellen?

Einzelne Person

Eine einzelne Person mit der gesamten Organisation zu beauftragen kann funktionieren, wenn diese über genug Motivation verfügt und sie mit Ihren Vorstellungen und Wünschen, sowie dem Budget vertraut ist. Entscheidungen müssen nicht lange diskutiert, sondern können direkt umgesetzt werden, wodurch eine effizientere Planung möglich ist.

Internes Festkomitee

Eine interne Organisation verspricht eine Nähe zur Belegschaft, um deren Bedürfnisse und somit eine Feier umzusetzen, die sich die Mitarbeiter wünschen. Dafür lassen sich einzelne Abteilungen abkommandieren oder Sie lassen Freiwillige ein eigenständiges Team zum Planen bilden. Sie sollten jedoch an möglichen Ersatz denken, falls einige Planer durch Krankheit verhindert werden.

Externe Agentur

Natürlich kann der Auftrag auch an eine Agentur abgegeben werden, die sich dann um die Organisation bemüht. Das erspart einem Teil Ihrer Belegschaft zusätzlichen Stress und ist mit weniger Eigenaufwand verbunden.

Nachfolgend haben wir noch einmal externe Dienstleister, sowie deren Funktion und Vorteile aufgelistet:

Vorteile der Nutzung externer Dienstleister

Weihnachstfeier Ratgeber Agentur

Veranstaltungs- und Eventagentur

  • kein Organisationsstress in der vorweihnachtlichen Zeit
  • eigene Wünsche/Vorgaben werden extern umgesetzt
  • Preis vorher festlegbar -> Bessere Budgetplanung
Weihnachtsfeier Ratgeber Fotograf

Fotografen

  • halten die schönsten Momente Ihrer Weihnachtsfeier fest
  • Fotos können als Erinnerungsstücke in Danksagungen verschickt werden
Weihnachtsfeier Ratgeber Service

Servicekräfte

  • bieten Ihren Gästen Komfort, da sie sich um die Bedienung der Tische kümmern
  • sorgen für eine entsprechende Ordnung
Weihnachtsfeier Ratgeber Auto

Shuttle- und Transportservie

  • erleichtert Ihren Gästen den Weg zur Location
  • besonders bei schwierig erreichbaren Veranstaltungsorten zu empfehlen
Weihnachtsfeier Ratgeber Florist

Floristen & Eventausstatter

  • verschönern die Location und dekorieren Ihre Feier entsprechend Ihrer Vorstellungen, um Sie ideal zu präsentieren
  • befüllen Ihre Location mit Inhalten und kümmern sich um Bestuhlung, Tische, Buffetsysteme und Beschilderung, damit sich Ihre Gäste wohlfühlen und Sie dies nicht selbst organisieren müssen
Weihnachtsfeier Ratgeber Security

Sicherheitsdienste

  • sorgen für die Ordnung während Ihrer Veranstaltung
  • kontrollieren, dass nur eingeladene Gäste die Veranstaltung besuchen
  • besonders Weihnachtsfeiern neigen zu Ausschweifungen
  • stellen sicher, dass mögliche Streitigkeiten nicht ausarten
  • haben einen wachenden Blick über alles
  • versichern Ihren Gästen einen entspannten und ausgelassenen Abend
Weihnachtsfeier Ratgeber Reinigung

Reinigungsfirma

  • durch die umfangreiche Dekoration einer Weihnachtsfeier vorteilhaft
  • die Mitarbeiter sind nicht selbst zum Aufräumen verpflichtet
  • weniger Stress, um die gemietete Location wieder sauber zu übergeben

Natürlich müssen Sie die Notwendigkeit bestimmter Dienstleistungen vom Rahmen Ihrer Veranstaltung abhängig machen. Zudem sollten Sie als Initiator stets alle Gebiete der Organisation berücksichtigen, obgleich intern oder extern geplant.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Budget

4. Zeitpunkt: Wann soll die Feier stattfinden?

Der Zeitpunkt Ihrer Weihnachtsfeier sollte mit Bedacht festgelegt werden, da er den zeitlichen Rahmen für die Organisation vorgibt. Je nachdem für welche Variante Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihren Zeitplan festlegen, damit Sie rechtzeitig mit den Dienstleistern (Location, Caterer etc..) in Kontakt treten und planen können, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.


Der Monat

Vorweihnachtszeit (Oktober/November)

Eine Möglichkeit wäre es in der Vorweihnachtszeit zu feiern. Die Mitarbeiter befinden sich noch nicht im Weihnachtsstresss und die Vorfreude auf das bevorstehende Fest ist noch groß.

Weihnachtszeit (Dezember)

Wenn Sie Ihre Feier direkt in der Weihnachtszeit umsetzen wollen, müssen Sie abschätzen, ob es aufgrund des Zeitraums eine zusätzliche Belastung für Ihre Mitarbeiter bedeutet. Vorteilhaft ist natürlich der direkte Bezug zum bevorstehenden Fest und dass man die Feier als Abschluss eines erfolgreichen Geschäftsjahres wahrnehmen kann.

Nach dem Fest (Januar/Februar)

Eine weitere Option ist es, die Weihnachtsfeier nach dem Fest im neuen Jahr abzuhalten. Ihre Mitarbeiter kommen erholt aus der besinnlichen Zeit, sind ausgeruht und nicht mitten im Weihnachtsstress.

Sommermonate

Um die Weihnachtsfeier einmal anders umzusetzen, können Sie diese auch in den Sommermonaten in der Form einen Sommerfestes gestalten. An den Weihnachtsstress ist zu dem Zeitpunkt noch nicht zu denken und das Wetter eignet sich, um an der frischen Luft zu feiern. Natürlich kommt hierbei nicht unbedingt die Stimmung von Weihnachten auf und das Event besitzt einen anderen Charakter. Hierbei kann der Sinn einer Weihnachtsfeier genauso gut umgesetzt werden.

Der Tag

Donnerstag

Ein Donnerstag eignet sich, um die Feier während der Arbeitszeit zu beginnen oder diese anzuschließen, da Ihre Mitarbeiter in der Woche selten private Veranstaltungen geplant haben und zudem Pendler ohne Probleme mitfeiern könnten. Zwar ist der folgende Freitag ein Arbeitstag, doch wäre eine Option, diesen in einen zusätzlichen Urlaubstag zu verwandeln.

Freitag

An einem Freitag zu feiern ist ebenfalls möglich. Am folgenden Tag ist automatisch frei, wodurch keine zusätzliche Belastung für Ihre Mitarbeiter entsteht und zudem lässt sich die Zeit flexibler gestalten. Die Feier kann während der Arbeitszeit oder direkt im Anschluss stattfinden.

Samstag

Ein Samstag ist kein offizieller Arbeitstag. Somit ist den Mitarbeitern Zeit gegeben, um sich für die Veranstaltung vorzubereiten. Allerdings ist zu beachten, dass Ihre Mitarbeiter einen Samstag als zusätzlichen Arbeitstag wahrnehmen und dadurch weniger Begeisterung für diese Option besitzen könnten.

Sonntag – Mittwoch

Am Sonntag wird sich in der Regel der Familie gewidmet und sich auf die bevorstehende Arbeitswoche vorbereitet. An den ersten Tagen der Woche steht die Arbeit im Vordergrund. Ihre Mitarbeiter haben Termine, müssen organisieren und sind dementsprechend im Stress. Besser ist es, zum Ende der Woche eine Weihnachtsfeier zu planen, damit die Mitarbeiter nicht mehr so viel um die Ohren haben und sich auf die Veranstaltung einstellen können.

Die Uhrzeit

Nachmittags (ca. 15.00 Uhr, während der Arbeitszeit)

Bereits während der Arbeitszeit mit der Feier zu beginnen, ist für Ihre Mitarbeiter eine Entlastung, da früher entspannt werden kann und die Motivation für die Veranstaltung dadurch gesteigert wird.

Früher Abend (ca. 17:00/18:00 Uhr, direkt im Anschluss der Arbeit)

Direkt im Anschluss der getanen Arbeit mit der Weihnachtsfeier zu beginnen, bietet sich ebenfalls an. Die zudem eingeladenen Gäste können nach der Arbeitszeit erscheinen und wenn eine externe Location gemietet wurde, kann sich an dieser getroffen werden. Die Fahrzeit zur Location könnten Sie kompensieren, indem Sie Ihren Mitarbeitern entsprechend früher Feierabend gewähren.

Später Abend (ca. 19:00 Uhr, nach der Arbeit)

Ab 19 Uhr am Abend die Weihnachtsfeier zu zelebrieren, hat den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter nach der Arbeit noch einmal nach Hause fahren können, um sich frisch zu machen und munter auf der Feier zu erscheinen. Zudem können sie sich zusammen mit ihren Liebsten auf den Weg machen, insofern diese eingeladen sind.

Zeitpunkt oder Zeitraum

Außerdem ist zu beachten, ob Sie einen Zeitpunkt oder -raum angeben, zu dem Ihre Gäste erscheinen sollen, damit diese besser planen können.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Location

5. Location: Was ist bei der Auswahl des Veranstaltungsortes zu beachten?

Wenn Sie die personellen und zeitlichen Aspekte Ihrer Feier festgelegt haben, geht es nun darum Ihrer Weihnachtsfeier Leben einzuhauchen und Sie zu gestalten. Dafür ist zunächst die passende Location entscheidend.

Im Unternehmen

Sie können sich dazu entscheiden, die Weihnachtsfeier im Betrieb zu veranstalten. Dazu haben Sie verschiedene Optionen. Es wäre möglich einen Konferenzbereich zu dekorieren oder das Fest in der Kantine beziehungsweise Cafeteria zu planen. Wenn Ihr Unternehmen über eine Dachterasse oder einen Innenhof verfügt, können Sie diese Elemente ebenfalls in die Raumplanung mit einbeziehen, um Ihren Gästen genug Platz und Vielfalt zu bieten. Des Weiteren sparen Sie sich etwaige Mietkosten.

Außer Haus

Eine Weihnachtsfeier außerhalb der gewohnten Arbeitsräume bietet natürlich Abwechslung. Hierbei ist zu beachten, dass eine Mietlocation extra Kosten bedeutet und zudem an Übernachtungsmöglichkeiten, wie auch Catering gedacht werden muss. Die Anreise ist für Ihre Mitarbeiter ungewohnt, weshalb ebenfalls eine gute Erreichbarkeit der Location von Vorteil ist. Darüber hinaus vergisst man allerdings in einer externen Location das Arbeitsumfeld und kann freier miteinander kommunizieren.

Größe und Aufteilung der Räume

Bei der Größe und Aufteilung der Räume sollten Sie im Hinterkopf behalten, wie viele Personen erscheinen, welche Gestaltungsmöglichkeiten gegeben seien sollten, um das geplante Programm umzusetzen und ob die Location genug Platz für dieses bietet. Planen Sie eine Band zu engagieren müssen Sie zum Beispiel an eine Bühne oder sonstige Auftrittsmöglichkeit und den dafür nötigen Raum denken.

Bestuhlungsmöglichkeiten

Weihnachtsfeier E-Form Bestuhlung E-Form: geeignet für festliche Veranstaltungen, Firmen/Familienfeiern etc.
Weihnachtsfeier Bankett Bestuhlung Bankettbestuhlung: Sitzordnung für festliche Anlässe. Es wird empfohlen zwischen 8 und 10 Personen pro Tisch zu platzieren
Weihnachtsfeier Ratgeber Gala Bestuhlung Gala: ebenfalls Sitzordnung für festliche Anlässe, bessere Unterhaltung möglich
Weihnachtsfeier Stehempfang Bestuhlung Stehempfang: Zusammenkunft mehrerer Personen, auch wirklich großer Gruppen, um sich zu unterhalten, ohne die Verpflichtung, an Tischen Platz zu nehmen

Lage

Zentral

  • sehr gute Erreichbarkeit und Infrastruktur
  • am Puls der Stadt
  • baut eine geschäftliche Atmosphäre auf (Bankenviertel etc.)
  • Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe durch Hotels

Urban

  • Infrastruktur ist meist gut
  • Öffentliche Verkehrsmittel fahren regelmäßig
  • der Mittelweg zwischen Stadt- und Landatmosphäre

Im Grünen

  • Oft schwieriger zu erreichen
  • eingeschränkte Infrastruktur
  • bietet idyllische Atmosphäre
  • Entspannen vom Alltagsstress in der Stadt

Ausstattung

Technik

Die Location sollte über entsprechende Anschlüsse für Licht und Sound verfügen. Des Weiteren sollten Sie in der kalten Zeit an vorhandene Heizmöglichkeiten denken.

Garderobe

Gerade in den Wintermonaten ist man oft mit Mänteln oder dicken Jacken bekleidet, weswegen eine vorhandene Garderobe eine gute Möglichkeit zur Unterbringung bietet. Hierbei müssen Sie abschätzen, inwieweit eine betreute Garderobe Sinn macht, damit nichts abhanden kommen kann.

Es empfiehlt sich, diese Punkte bei den eingeholten Angeboten zu vergleichen und sich darauf basierend für eine Location zu entscheiden. Natürlich müssen Sie abwägen und die Inhalte der Location anpassen oder umgekehrt, je nachdem welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten.

Experten-Tipp: Professionelle Anbieter wie Event Inc bieten eine tolle Sammlung an professionellen Weihnachtsfeier Locations in jeder Größe und allen Städten an!

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Weihnachtsfeier Ratgeber Catering

6. Catering: Welche Speisen und Getränke sollen angeboten werden?

Speiseangebot

Zunächst ein paar Worte zum Speiseangebot. Möglicherweise ist ein Anteil Ihrer Belegschaft Vegetarier, Veganer oder Allergiker und verzichtet auf bestimmte Lebensmittel. Dies müssen Sie bei der Wahl des Caterings berücksichtigen. Es empfiehlt sich im Vorfeld eine interne Umfrage durchzuführen, um die benötigten Mengen abschätzen zu können und effizienter zu kalkulieren.

Für die Präsentation der Speisen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Menü

Ein Menü besteht aus verschiedenen Gängen, die meist in Vorspeise, Hauptgericht und Dessert unterteilt und am Tisch serviert werden. Sie sollten hierbei an vegetarische und vegane Alternativen denken. Bei dieser Variante herrscht zwar kein Ansturm auf das Buffet, aber dennoch ist sie nur für eine bestimmte Personenzahl geeignet, um alle Gäste angemessen bedienen zu können.

Buffet

Ein Buffet bietet eine große Auswahl an vorbereiteten Speisen, die an einem seperaten Tisch zur Selbstbedienung bereitstehen. Das Speiseangebot bietet meist für jeden Gaumen und jede Vorliebe eine Auswahl. Ihre Gäste können frei entscheiden bezüglich der Auswahl und Menge und ein Buffet ist auch bei großer Personenanzahl gut umsetzbar. Eventuell sollten Sie mehrerer Buffetstationen berücksichtigen, um Wartezeiten zu vermeiden.

Flying Buffet

Bei einem Flying Buffet werden kleine portionierte Speisen den Gästen angeboten. Diese können im Stehen und meist mit einer Hand verzehrt werden. Hierbei ist die Speisevielfalt meist begrenzt. Bei der Vorbereitung ist darauf zu achten, dass eine gewisse Vielfalt durch vegane und vegetarische Optionen gegeben ist. Zudem ist genug Servicepersonal notwendig, um alle Teilnehmer zu versorgen. Flying Buffets sind besonders vorteilhaft und empfehlenswert für Locations mit beengtem Platz.

Getränkeangebot

Bier / Wein / Sekt

Meist ist ein Event komplett ohne Alkohol schwer zu realisieren, da sich die meisten Angestellten zumindest Bier und Wein wünschen. Es ist üblich und fördert eine entspannte Atmosphäre. Ein Sekt zum Anstoßen ist auch nicht verkehrt. Dieses Mindestmaß sollte erfüllt werden, insofern nichts anderes im Vorfeld angekündigt wird.

Longdrinks / Cocktails

Darüber hinaus sind Longdrinks und Cocktails eine Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern den Durst zu nehmen. Um das Budget nicht zusätzlich zu belasten, können Sie alternativ bestimmte Getränke zur Verfügung stellen, die Ihre Mitarbeiter bei Bedarf selbst bezahlen müssen.

Welcome-Drink

Ein Welcome-Drink stimmt Ihre Gäste ein und empfängt sie in entsprechender Weise. Zur Begrüßung eine schöne Geste, um die Mitarbeiter auf der Feier willkommen zu heißen.

Getränkepauschale bei Außerhaus

Bei einer Getränkepauschale lassen sich die Kosten besser überblicken. Zudem können sich Ihre Mitarbeiter ohne Bedenken bedienen, was eine entspanntere Atmosphäre schafft.

Beim Speise- und Getränkeangebot sollten Sie sich konkret von Ihrem Caterer beraten lassen. Sie können sich auch zuerst mit dem Caterer unterschiedliche Optionen überlegen, die Sie im Anschluss Ihrer Belegschaft zur Wahl stellen. Berücksichtigen Sie außerdem Stornierungen und bedenken Sie mögliche kurzfristige Mengenänderungen, falls zum Beispiel eine Grippewelle kurz vor Weihnachten Ihre Belegschaft schwächt.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Programm

7. Programm: Was ist beim Unterhaltungsangebot zu berücksichtigen?

Nachfolgend geht es um den Inhalt Ihrer Weihnachtsfeier, das Kernstück, das Programm. Ein grundsätzliches Rahmenprogramm wird immer empfohlen. Dieses sollte keiner unflexiblen Reihenfolge unterliegen und einen roten Faden durch die Veranstaltung ziehen.

Reden / Vorträge / Ansprachen

Sie können zum Beispiel Reden, Vorträge und Ansprachen in Ihr Programm integrieren, um Ihren Mitarbeitern etwas mitzuteilen. Eine Rede bietet sich an, um den Angestellten noch einmal für ihre Arbeit zu danken und ihnen eine gewisse Wertschätzung entgegen zu bringen. Reden sollten immer von der obersten anwesenden Hierarchieebene gehalten werden, um die Bedeutung und den Wert der Worte zu bekräftigen. Zudem könnten Mitarbeiter selbst ein paar Worte an die Belegschaft richten oder sich neue Mitarbeiter dem gesamten Team vorstellen.

Pausen

Pausen sind wichtig! Ihre Gäste wollen nicht die ganze Zeit ruhig sitzen und zuhören, sondern sich auch eine Zeit lang unterhalten können, um Informationen auszutauschen. Es sollte auf jeden Fall zu keinen langweiligen Pausen kommen, sondern aktiv kommuniziert und ein Unterhaltungsprogramm geboten werden, das Ihre Gäste passiv genießen können. Ein gewisses Gleichgewicht ist hierbei erstrebenswert.

Musik

DJ

Eine Möglichkeit der musikalischen Untermalung wäre ein DJ, der Ihre Gäste bespielt und anheizt. Hier sollten Sie sich genau informieren und vorher abklären, welche Musik gespielt wird und ob diese zu Ihrer Weihnachtsfeier passt. Allerdings erfordert ein DJ kein aktives Zuhören wie es zum Beispiel eine Band tun kann, weswegen er zudem bei Pausen eingesetzt werden kann.

Band

Bei einer Band ist daran zu denken, dass ein aktiver Informationsaustausch zwischen den Gästen nicht unbedingt fortgeführt werden kann, da die Band die ganze Aufmerksamkeit auf sich zieht und das ist grundsätzlich gut. Eine Band ist somit eine gute Option für das Rahmenprogramm, die jedoch gezielt eingesetzt werden sollte, um den Gästen Platz zum Unterhalten zu gewährleisten

Musikanlage

Natürlich kann Musik auch über eine entsprechende Anlage abgespielt werden. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass genug Musik für den gesamten Abend zur Verfügung steht. Der Vorteil liegt hierbei natürlich in den Kosten. Sie sparen sich das Geld für einen DJ oder eine Band und können den zusätzlichen finanziellen Spielraum woanders verwenden.

Technik

Sie sollten darüber hinaus an die technischen Bedingungen denken und diese abklären. Eine Rede oder ein Vortrag braucht zum Beispiel ein Pult und ein Mikrofon. Eventuell ist für manche Gäste gar ein Übersetzer von Nöten. Für Musik sollte eine entsprechende Soundanlage bereitgestellt werden. Zudem muss die Technik für einen DJ oder das Benötigen von Instrumenten für eine mögliche Band abgesprochen werden.

Wichtig ist, dass Sie sich immer genug Ausweichmöglichkeiten zurecht legen und somit die nötige Flexibilität besitzen, falls etwas nicht 100%ig eintritt, wie Sie es ursprünglich geplant haben. Insgesamt sollte das Ziel sein, ein lockeres Get-Together zu veranstalten, bei dem sich vorallem Ihre Mitarbeiter wohlfühlen.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Einladung

8. Einladung: Wie informieren Sie Ihre Gäste?

Kommen wir zu den Einladungen, die Ihre Mitarbeiter auf den Tag der Weihnachtsfeier vorbereiten und sie mit allen nötigen Informationen zur Veranstaltung ausstatten.

Kommunikation

Ob sie diese bei der Post absenden oder elektronisch verschicken und die gesparten Kosten in andere Inhalte investieren ist Ihnen überlassen und sollte situativ abgeschätzt werden.

Persönlich

Eine persönliche Einladung zeigt dem Mitarbeiter, dass es Ihnen wichtig ist, ob dieser auf der Weihnachtsfeier erscheint. Es drückt gewisse Wertschätzung aus und gibt dem Mitarbeiter ein entsprechendes Gefühl.

Aushang

Die Weihnachtsfeier kann auch an einem Aushang präsentiert und die Belegschaft über diesen eingeladen werden. Durch diese allgemein gültige Einladung kann kein Mitarbeiter vergessen werden und jeder fühlt sich gleich behandelt.

Email

Eine Email ist wohl mittlerweile die gängigste Einladungsmethode. Ihre Mitarbeiter können die Einladung nicht verlieren und jederzeit nachschauen, was sie beinhaltete. Eine Antwort per Mail als Rückmeldung ist zudem schnell zuzuordnen.

Einladungskarte

Eine Einladungskarte besitzt in der heutigen digitalen Zeit einen gewissen Charme und wirkt persönlicher als eine Email. Jedoch sind die Versandkosten mit einzukalkulieren.

Zeitpunkt

Der beste Zeitpunkt zum Absenden der Einladungen ist circa 6 Wochen vor der Feier, da sich die Gäste auf den Termin vorbereiten sollen. Es wird ihnen Zeit gegeben in ihrem Kalender nachzuschauen und rechtzeitig Rückmeldung zu geben, ob sie an diesem Termin erscheinen können. Dies gibt Ihnen wiederum die Möglichkeit, die Anzahl der Gäste besser einzuschätzen. Bedenken Sie, dass insbesondere in der Weihnachtszeit die Kalender oft von vielen privaten Terminen und sozialen Veranstaltungen gefüllt sind.

Bestandteile der Einladung

In Einladungen erforderlich

In Einladungen empfohlen

Anlass/Motto

  • informiert die Gäste über den Hintergrund der Veranstaltung
  • ein Motto kann die Vorfreude der Mitarbeiter steigern und dient als Orientierung für die Gäste

Allgemeine Hinweise zur Einstimmung

  • damit können Sie bei Ihren Gästen Vorfreude auslösen
  • geben Sie einen kleinen Einblick und preisen sie besondere Programmpunkte an

Datum

  • informiert die Gäste über den Tag der Veranstaltung

Dauer

  • dient als zeitliche Orientierung für Ihre Gäste
  • falls zu Hause Kinder betreut werden müssen, können die Mitarbeiter besser planen

Uhrzeit

  • informiert den genauen Zeitpunkt oder -raum der Feier
  • vorzeitige Festlegung erleichtert den Gästen das Planen

Ablauf

  • ein kurzer Überblick über die wichtigsen Veranstaltungspunkte
  • bereitet Ihre Gäste auf das Event und entsprechende Programm vor
  • schafft Vorfreude

Ort

  • informiert die Gäste darüber, wo das Event stattfindet
  • meist in Form einer Adresse formuliert

Hinweise zur Anreise

  • Anfahrtsskizze, Busfahrplan etc.
  • hilft Ihren Gästen die Veranstaltung schnell und rechtzeitig zu erreichen

Rückmeldedatum

  • für Sie als Veranstalter besonders wichtig
  • gibt den Zeitpunkt an, bis zu dem sich die Eingeladenen entscheiden müssen, ob sie der Weihnachtsfeier beiwohnen
  • hilft Ihnen sich rechtzeitig einen Überblick zu verschaffen und die Anzahl der Gäste abschätzen zu können.

Übernachtungen

  • sollte vorzeitig geklärt und an die Gäste weitergegeben werden
  • zudem sollten Übernachtungsmöglich- keiten organisiert und den Gästen angeboten werden

Dress-Code

  • besteht ein Dress-Code sollten Sie Ihre Gäste darüber vorzeitig informieren
  • erspart unangenehme Überraschungen für diese
  • rundet Ihr Event ab, wenn alle sich vorbereiten können und entsprechend einheitlich kleiden

Damit Sie sich noch einmal über die richtigen Inhalte einer Einladung detaillierter informieren können, haben wir von Event Inc einen Leitfaden für Sie bereitgestellt: Die perfekte Einladung

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Weihnachtsfeier Ratgeber Dekoration

9. Dekoration: Wie schaffen Sie die perfekte Atmosphäre?

Damit die Weihnachtsfeier auch ein Erfolg wird, sollte die Location natürlich auch dementsprechend winterlich dekoriert werden. Natürlich können Sie auch eine Gesamtdekoration mit dem Locationbetreiber besprechen, planen und umsetzen. Eine genaue Absprache, wer welche Dekorationsaufgaben übernimmt ist wichtig und schafft eventuell Möglichkeiten eine Zusatzdekoration einzuplanen.

Tischdekoration

Die Tischdekoration sollte in das Gesamtkonzept passen. Sie kann auf Ihre Gäste inspirierend wirken und schafft eine besondere Atmosphäre, die den Wohlfühlaspekt deutlich beeinflusst. Zur Dekoration des Tisches gehören insbesondere die Tischwäsche, Blumengestecke und Kerzenschmuck. Achten Sie aber auch darauf, dass der Tisch nicht überladen wirkt und Ihre Gäste nicht das Poblemen haben, Ihr Glas wieder abstellen zu können.

Eventfloristik und Weihnachtsbaum

Blumen und Pflanzen hauchen Ihrer Veranstaltung Leben ein und bringen die Location zum atmen. Des Weiteren wirken sie in Verbindung mit entsprechender Tischdekoration und Beleuchtung atmosphärisch und aufweckend. Ein Weihnachtsbaum ist darüber hinaus bei vorweihnachtlichen Feiern passend und zu empfehlen. Allerdings kann bei einer Veranstaltung nach Weihnachten ein Baum fehlplatziert sein.

Beleuchtung

Die Beleuchtung sollte den räumlichen Gegebenheiten angepasst werden und in Kombination mit anderen Dekorationsmaßnahmen stimmig wirken. Einzelne Bereiche können dunkler beleuchtet werden, wie zum Beispiel die Tanzfläche. Andere Bereiche sollten über genügend Licht verfügen, wie die Bar oder die Esstische. Insgesamt sollten Sie ein angemessenes Maß zwischen hell und dunkel finden.

Eingangsbereich/ Außenbereich

Beide Bereiche sollten auf die sonstige Dekoration abgestimmt sein. Dabei sollte der Eingangsbereich wie ein Vorbote fungieren und die Gäste auf die Dekoration im Inneren vorbereiten.

Begutachtung

Optimalerweise schauen Sie sich die Location 2 Wochen vor der Veranstaltung noch einmal an, um die bereits installierte Weihnachtsdekoration unter entsprechenden Bedingungen zu testen, damit Ihre Dekoration Ihre Veranstaltung im richtigen Licht erscheinen lässt.

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Weihnachtsfeier Ratgeber Nachbereitung

10. Nachbereitung: Was muss nach der Feier erledigt werden?

Nachbesprechung und Learnings

Die Weihnachtsfeier liegt mittlerweile ein paar Tage zurück und sollte zeitnah ausgewertet und nachbereitet werden. Dafür sollten Sie, insofern Sie innerhalb Ihres Betriebes geplant haben, im Organisationsteam eine Nachbesprechung abhalten und Learnings aufschreiben.

Auflistung von Stärken und Schwächen

Zudem ist eine Auflistung von Stärken und Schwächen der Veranstaltung vorteilhaft und das allgemeine Feedback der Mitarbeiter, um zukünftige Umsetzungen besser zu gestalten. Hier könnten Sie anonyme Umfragen durchführen, die Ihnen dabei helfen ehrliche Meinungen zu erhalten.

Kostenübersicht

Außerdem ist für die Kostenübersicht, sowie während der Rechnungsprüfung eine Rücksprache mit externen Dienstleistern zu empfehlen, um entsprechende Daten zu abzugleichen.

Dankschreiben

Wenn Sie möchten, können Sie jedem Gast ein entsprechendes Dankschreiben zukommen lassen, womit Sie sich für seine Teilnahme erkenntlich zeigen. Haben Sie einen Fotografen engagiert, könnten Sie ein passendes Foto der Person mit in das Schreiben legen, um eine persönlichere Bindung zu Ihren Mitarbeitern aufzubauen oder sie verbreiten alle Bilder ganz allgemein unter Ihrer Belegschaft.

Fazit

Mit diesem Ratgeber haben wir Ihnen Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie für jeden Anspruch eine individuell perfekte Weihnachtsfeier organisieren können. So bereiten Sie Ihren Mitarbeitern und sich eine Feier, die genau zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Denn bedenken Sie, eine Weihnachtsfeier ist nicht nur ein Dank an Ihre Mitarbeiter, sondern stärkt auch die Bindung an das Unternehmen. Zudem kann eine gelungene Weihnachtsfeier auch für kommende Zeiten motivieren und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken.

Weihnachtsfeier Ratgeber Event Inc PDFHier findet Ihr kompakt zusammengefasst unseren Weihnachtsfeier Ratgeber als PDF-Download

Wir haben für Sie Linktipps zusammengestellt, auf denen Sie eine Auswahl an Top Weihnachtsfeier Locations, Caterern und Event Ideen finden. Hier gelangen Sie in kurzer Zeit zu den Event Dienstleistern, die Sie benötigen. Dadurch wird Ihr Planungsaufwand enorm verringert.

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Bildquellen:

Titelbild: Eventfotografie24.com

Kamera: Initiative Echte Soziale Marktwirtschaft (IESM) / pixelio.de

Schwämme: Tim Reckmann / pixelio.de

Zeitpunkt: Andreas Hermsdorf / pixelio.de

Weihnachtsfeier – in 10 Schritten zur perfekten Weihnachtsfeier
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Mich begeistern Events. Schon während meines Studiums organisierte ich leidenschaftlich kulturelle Veranstaltungen. Meine Wahlheimat Berlin ermöglicht mir, täglich Impressionen in einer faszinierenden Event Welt zu erleben, die ich gern mit euch teile.

2 Kommentare

  1. Marcel 1 Jahr vor

    Gerade die Musik ist das Herzstück auf einer Firmenfeier. Hier muss der Musiker oder DJ viel Fingerspitzengefühl beweisen. Viele Kollegen möchten Sich noch unterhalten, andere viel tanzen. Wenn es gelingt, alle glücklich zu machen, dann war es eine tolle Party.

  2. Dj Hap 1 Monat vor

    Sehr guter Artikel,

    bringt wirklich alles auf den Punkt und ist sehr hilfreich.
    Gerade aus Sicht eines Dienstleisters ist es wirklich mal gut das jemand mal alle Infos zu dem Thema zusammenfasst.
    Ich hab schon so viele Weihnachtsfeiern betreut und finde es wirklich schade das viele Organisatoren immer wieder die gleichen Fehler begehen!

    Gerne werde ich Eure Tips und die Seite teilen!

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