Die perfekte Einladung

Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Private Party – jedes Event benötigt nicht nur genügend Zeit für die Planung, sondern auch den einen oder anderen Helfer. In unserer neuen Serie zeigen wir ich nützliche Gadgets, mit denen euer Event von der Planung bis zur Durchführung perfekt wird.

Der Beginn eines jeden guten Events – Die Einladung!

Eine Einladung gehört zu einem guten Event einfach dazu. Wie sonst sollten eure Gäste überhaupt erfahren, dass es etwas zu feiern gibt. Zudem unterscheidet sie eine gute Party von einem Hobbyevent. Dabei gibt es unterschiedliche Arten, wie ihr eure Freunde, Familien und Arbeitskollegen einladen könnt. Schnell und einfach geht es über die sozialen Netzwerke, E-Mail oder SMS. Ganz klassisch und meist viel persönlicher sind Einladungskarten. Eine kreative und individuell gestaltete Einladungskarte macht Lust auf mehr.

Welche Angaben gehören in eine perfekte Einladung?

Wichtiger als zunächst Optik und Aufmachung ist der Inhalt der Einladung. Egal ob Karte, SMS oder via Facebook, eure Gäste sollten mit der Einladung alle wichtigen Infos über eure Party wissen, damit sie sich dementsprechend darauf einstellen können. Die wichtigsten Punkte sind:

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Name des Empfängers  Je nachdem ob ihr privat feiert oder ihr eine Firmenfeier plant, kommt es natürlich auf die Anrede an. Eure Freunde braucht ihr sicherlich nicht zu sietsen. Im geschäftlichen Umfeld sieht das meist anders aus. Unabhängig davon, macht die direkte Anrede die Einladung gleich viele persönlicher.

Name des Absenders  Wie sonst sollten eure Gäste wissen, wer einlädt

Ort der Party  Ob bei euch Zuhause, in einer Bar oder in einer anderen Location, eure Gäste sollten schon mit Einladung wissen, wo das Event stattfindet. Unser Tipp: Legt auch eine Webbeschreibung mit in die Einladung. So ist garantiert, dass auch alle Gäste den Weg zu euch finden.

Datum & Uhrzeit  Die genaue Angabe von Datum und Zeit ist nur wichtig, damit eure Gäste wissen, wann sie am Veranstaltungsort sein sollen, sondern garantiert pünktliches Erscheinen aller Gäste. Ausnahme bilden natürlich die üblichen Zuspätkommer.

Anlass & Motto  Das ist vor allem wichtig, damit eure Gäste wissen, was es zu feiern gibt und wie sich dementsprechend kleiden sollen. Plant ihr eine Mottoparty, dann gebt auch einen Dresscode an.

Rückmeldung  Gebt unbedingt an, bis wann ihr eine Rückmeldung von euren Gästen wünscht. Nur so könnt ihr professionell weiter planen.

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Kündigt euer Event an – Save the Date

Der Trend kommt eigentlich aus den USA und hat sich vor allem für Hochzeiten auch hierzulande etabliert. Mittlerweile gehört ein Save the Date aber auch im Businessbereich (Kongresse, Messen, Firmenjubiläen oder Jahrestagungen )zum guten Ton. Dabei handelt es sich im weitesten Sinne um eine Terminankündigung und somit wird das Save the Date auch vor der Einladung verschickt. Der Inhalt umfasst nur die groben Eckdaten:

Datum
Bitte Termin freizuhalten
Anlass
Veranstaltungsart
Ankündigung: Einladung mit allen Infos folgt

Im privaten Bereich lohnt sich ein Save the Date vor allem dann, wenn euer Event an einem sehr prominenten Datum wie Silvester stattfindet oder eventuell mehrere Tage dauert. Wichtig für ein Save the Date ist insbesondere das Datum, wann es verschickt wird. Je nach Event kann der Zeitpunkt unterschiedlich sein. Bei Hochzeiten etwa sechs bis acht Monate vorher, bei runden Geburtstagen zwei bis drei Monate davor. Also wenn ihr etwas wichtiges oder größeres feiert, verschickt ihr frühzeitig ein Save the Date. Aber übertreibt es nicht. Im April zur Weihnachtsfeier im Dezember einzuladen, finden die meisten Gäste wohl etwas merkwürdig.

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