Eventplanung – Schritt für Schritt zur gelungenen Veranstaltung

Eventplanung – Schritt für Schritt zur gelungenen Veranstaltung
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Sie wollen eine Veranstaltung realisieren und wissen nicht so recht, wo Sie anfangen sollen? In unserem Ratgeber zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte der Eventplanung. So gelingt Ihr Event im Handumdrehen.

1. Eventplanung eine Definition

Bei der Eventplanung oder auch dem Eventmarketing dreht sich alles um die zielgerichtete und systematische Planung von Veranstaltungen, darunter fallen beispielsweise Konferenzen, Messen, Pressekonferenzen, Verkaufspräsentationen oder Sport- und Kulturveranstaltungen. Die Maßnahmen dienen sowohl der Absatzsteigerung als auch der Image- oder Meinungsbildungsförderung. Dabei kommen unterschiedlichste Werkzeuge zum Einsatz, etwa Techniken der Inszenierung aus den Bereichen Performance, Show und Theater oder ganz klassische Marketingstrategien wie ein Informationsstand und entsprechend ausgebildete Mitarbeiter, die die Materie näher erläutern. Grundsätzlich spricht das Eventmarketing damit Kunden oder mögliche Interessenten an und wird auch als Below-the-line-Marketing bezeichnet – dies wiederum meint alle sogenannten „nicht-klassischen“ Werbe- und Kommunikationsmaßnahmen, neben dem Eventmarketing sind das zum Beispiel auch das Guerilla-Marketing, das Ambush Marketing oder Promotions und Sponsoring.

2. Die Vorplanung

Eventplanung Briefinga) Briefing (wer, wo, was…?)

Ein gutes Briefing wird häufig unterschätzt, es stellt jedoch einen wertvollen Baustein bei der Eventplanung dar. Wird es gut ausgearbeitet, so spart das Briefing nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld. Denn weiß erst jeder, was das Ziel ist und was er zu tun hat, so wird das Event deutlich zielgerichteter, effektiver und letztendlich auch günstiger. Demnach kann es also als wichtiger Wegweiser für alle Beteiligten betrachtet werden und garantiert einen sinnvollen Einsatz des Budgets.

Ziel und Zielgruppe definieren

Insbesondere das Ziel und die richtige Zielgruppe sind ein entscheidender Faktor, der bei der Planung berücksichtigt werden muss. Sie stellen die Basis dar, auf der alle weiteren Handlungen aufbauen. Typischerweise werden Ziele in Kommunikationsziele sowie Vertriebs- und Verkaufsziele eingeteilt.

  • Kommunikationsziele

Vor allem die Kundenbindung und die Verbesserung des Images stehen bei den Kommunikationszielen ganz weit vorne. Mit der Stärkung der Kundenbeziehung geht auch der Aufbau von Vertrauen einher. Da dieses Vertrauen gerade am Anfang sehr schnell zu erschüttern ist, muss es immer wieder vertieft und bestätigt werden – das funktioniert bei einer persönlichen direkten Begegnung am besten. Geht es um das Image, so gilt, dass jede Werbung, also auch ein Event, eine Investitionen in den Markenwert darstellt. Wer mit einer Veranstaltung Ansehen, Reputation und Standing stärken kann, der wird irgendwann davon profitieren können – nämlich dann, wenn der Kunde seine Wahlentscheidung trifft.

  • Vertriebs- und Verkaufsziele

Marketing und Vertrieb sind eng miteinander verbunden, gerade deshalb sollten die Ziele der Veranstaltung möglichst gut mit der Verkaufsabteilung abgestimmt werden, zumal von dort auch die Vorschläge und Kontaktdaten der einzelnen Gäste stammen. Es stellt sich die Frage, welche Verkaufsgebiete auf dem Event angesprochen werden sollen. Sollen diese regional, national oder international sein? Wie verhält es sich mit der Vorstellung neuer Produkte und bedarf es einer Information und Aufklärung über bestimmte Sachverhalte? Diesbezüglich gibt es einige sehr wichtige strategische Fragen, die sich die Verantwortlichen zur Zielsetzung stellen sollten:

Zielkatalog

b) Recherche

Sind die Ziele gesteckt, so geht es an die Recherche. Bei diesem Schritt müssen alle relevanten Informationen gesammelt und zusammengestellt werden, unnötige Randinformation gilt es herauszufiltern. Unter anderem muss nun zusammengetragen werden, wie viele Gäste überhaupt kommen, welche Größe die Räume haben, wie es sich mit der Bestuhlung verhält, wie es sich mit der Erreichbarkeit verhält, welche Lieferanten die besten Angebote haben und vieles mehr. Auch in späteren Schritten wird die Recherche noch von großer Wichtigkeit sein und sollte am besten in regelmäßigen Abständen wieder neu aufgerollt werden. Wenn möglich, so kann ein Team speziell für die Recherche zusammengestellt werden, welches später auch mit vielen anderen organisatorischen Abläufen bedacht wird. Ein gewisses Know-how sollten die Zuständigen ebenfalls aufweisen, sodass sie einerseits die nötigen Kontakte ausfindig machen können und andererseits das Background-Wissen haben, um die Spreu vom Weizen zu trennen.

c) Marketing-Maßnahmen

Nicht nur die Planung des Events selbst, sondern auch das entsprechende Marketing muss zeitgleich geregelt werden. Denn schließlich soll die Veranstaltung nach Möglichkeit gute Schlagzeilen machen und Interessierte anlocken. Würde lediglich eine Einladung verschickt werden und ansonsten nichts weiter diesbezüglich passieren, so könnte es durchaus sein, dass einige Gäste das Event vergessen oder ihm schlichtweg keine Aufmerksamkeit schenken, da es zu unbedeutend scheint. In jedem Fall unverzichtbar ist das Web 2.0, denn heutzutage gehören Veranstaltungen unbedingt ins soziale Netz. Aber auch andere Maßnahmen sind durchaus erfolgversprechend: darunter zum Beispiel die Anzeigenschaltung in einem Fachblatt, welches auf die Zielgruppe zugeschnitten ist, das regelmäßige Verschicken eines Newsletters an die Zielgruppe, indem immer wieder beiläufig auf das Event eingegangen wird, oder auch das Drucken von entsprechenden Flyern und Postern, die an den passenden Örtlichkeiten verteilt bzw. aufgehängt werden.

Eventplanung Meeting

c) Rücksprache mit dem Team

Für die erfolgreiche Planung des Events ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder auf denselben Wissensstand sind. Zwar muss nicht jeder jedes Detail jeder Abteilung wissen (dies wäre sogar nachteilig), den groben Ablauf sollte das Team jedoch kennen, vor allem deshalb, falls einer der Beteiligten noch etwas Wichtiges einzuwenden hat. Durch diese Rücksprache fällt außerdem am ehesten auf, ob etwas vergessen oder noch nicht sorgsam genug behandelt wurde. Gleichermaßen setzt die Rücksprache außerdem ein positives Zeichen für das ganze Team, denn jeder fühlt sich in die Planung eingebunden und gleichermaßen wichtig für das Event.

d) Machbarkeits-Check

Sobald alle Planungen durchgeführt und vom Team abgesegnet wurden, findet ein abschließender Check statt. Alle wichtigen Bestandteile der Planung – also beispielsweise die Strategie, das Motto, das Programm, die grundlegende Organisation, der Zeitplan, die Logistik das Budget oder die Infrastruktur – und nicht zuletzt natürlich die Gäste selbst -werden nun miteinander verglichen und daraufhin überprüft, ob der Ablauf harmoniert, wo noch letzte Schwächen sind oder ob das Projekt zum jetzigen Stand vielleicht überhaupt nicht realisierbar ist.

3. Das Budget

Eine Veranstaltung steht und fällt mit dem vorhandenen Budget bzw. mit der richtigen Nutzung der vorhandenen Gelder. Gerade deshalb sollten die Ziele im Vorfeld genauestens durchdacht sein, denn das Budget stellt den Rahmen dar, der nicht gesprengt werden darf.

a) Aufteilung

Schwierig wird es, wenn es darum geht, das Budget korrekt einzuteilen. Denn nicht jeder Kostenfaktor ist für jede Veranstaltung gleich relevant, wie sich bei einem Überblick über die vielen Kostenarten schnell zeigt:

Eventplanung Budget

Tatsächlich gibt es diesbezüglich kaum Kennzahlen, an denen eine Orientierung stattfinden kann, denn die Preise für die Kostenarten können sehr unterschiedlich ausfallen. Dies ist mitunter abhängig vom Anspruch, von der Qualität und nicht zuletzt auch von der Region. Gerade Hotelzimmer unterliegen beispielsweise saisonalen Schwankungen und können aufgrund von regionalen Veranstaltungen oder Messen deutlich im Preis steigen.

b) Kooperationen und geteilte Kosten

Ist das Budget relativ knapp, so kann und sollte außerdem nach Sponsoren und Partnern gesucht werden. Ganz klassisch zählen dazu Getränkesponsoren, Give-aways oder Shuttle-Services. Dabei ist aber unbedingt darauf zu achten, dass die gewählten Partner auch wirklich zum Eventkonzept passen. Geht es um Kooperationen, so sollte außerdem auch bei der Suche nach passenden Dienstleistungspartnern Sorgfalt herrschen. Immerhin sind es letztendlich der Techniker, der Caterer oder sonstige Partner, die den Erfolg des Events entscheidend mitgestalten.

4. Das Konzept

Bei dem Konzert werden alle Punkte aus der vorhergegangenen und abgeschlossenen Planung aufgelistet und in ihrer finalen Form als künftige Basis genutzt. Die Konzeption beschreibt demnach also möglichst detailliert, worin die Ziele bestehen, wie die Zielgruppe aussieht, welche Interessen sie verfolgt, wie hoch das zur Verfügung stehende Budget ist und welche Programmpunkte integriert werden müssen. Weiterhin geht es in der Konzeption um den genaueren Programmablauf. Nun steht erstmals die Ideenfindung im Raum, bei der ein passendes Thema oder Motto gefunden werden kann, sofern dies denn gewollt ist. Vor allem handelt es sich beim Konzept jedoch um eine Art Fahrplan, der bei den weiteren Vorbereitungen in jedem Fall berücksichtigt werden muss und an dem sich jeder Mitarbeiter gleichermaßen orientiert. Änderungen sollten nicht mehr stattfinden und alle bisher abgesteckten Daten sind fix – wer auch immer noch Raum für Abwandlungen lässt, verzögert letztendlich die Umsetzung.

a) Die Struktur des Events

Wie genau soll das Event im Detail aufgebaut werden? Jetzt entscheidet sich, wann die Einladungen verschickt werden, wie die Besucher zum Veranstaltungsort gelangen, welche Programmpunkte aufgenommen werden, wann was stattfindet, wer sich gegebenenfalls um die Unterkünfte kümmert und wie letztendlich die Abreise geregelt wird. Hier muss die Planung nicht unbedingt bis ins kleinste Detail gegliedert sein, da es erfahrungsgemäß oftmals spontan zu Änderungen kommt, ein grober Ablauf sollte aber möglichst vorhanden sein und vor allem auch hier auf seine Machbarkeit geprüft werden. Wichtig ist ebenfalls, dass bereits mit festen Uhrzeiten gerechnet wird, die aufeinander abgestimmt werden – wird dieser Punkt vernachlässigt, sind Probleme vorprogrammiert.

b) Die wichtigsten Stellgrößen

Stellgrößen Idee

  • Thema

Das Thema sollte sich an der Zielgruppe orientieren und nach Möglichkeit etwas Besonderes bieten, das in Erinnerung bleibt. Mögliche Themenbereiche wären beispielsweise Spannung („Krimidinner“), Genuss (Weinprobe), Sport, Spiel und Spaß (Bowling, Kostümball), Business (Seminar, Workshop) oder Kultur (Musik, Theater, Lesung mit bekanntem Autor).

Stellgrößen Zeitpunkt

  • Zeitpunkt

Kritisch sind Feier- und Brückentage, konkurrierende Veranstaltungen oder Ferienzeiten. Eine frühe Planungsphase lohnt sich auch hier, zudem sollten einige Alternativtermine bereitgehalten werden.

Stellgrößen Qualität

  • Qualität

Je nach Zielgruppe wird von einer gewissen Qualität des Events ausgegangen, die nach Möglichkeit auch geboten werden sollte. Ob Kaviar oder Bratwurst, Champagner oder Bierbude – dies gilt es im Vorfeld herauszufinden.

Stellgrößen Location

  • Location

Die Location sollte einen angemessenen Rahmen für die Idee bieten. Ambiente und Atmosphäre bestimmen wesentlich darüber, wie wohl sich die Gäste fühlen.

c) Technik

Je nachdem, wie umfangreich das Event gestaltet werden soll, wird hinter den Kulissen viel gearbeitet und organisiert. Insbesondere Beschallung und Beleuchtung geben der Veranstaltung erst einen stimmigen Rahmen und nehmen Einfluss auf die Atmosphäre.

  • Beschallung

Grundlegende Elemente einer Beschallungsanlage sind beispielsweise Saallautsprecher, Monitore und Bodenlautsprecher für die Musiker auf der Bühne, Mischpult, Verstärker, Equalizer, Effektgeräte, Mikrofone und Headsets. Grundsätzlich ist die Beschallungstechnik ein durchaus komplexes Gebiet, welches von den Veranstaltern grundlegende Kenntnisse erfordert.

  • Beleuchtung

Auch die Beleuchtung ist ein durchaus vielschichtiger Bereich, der in der Regel einiges an Know-how und Erfahrung benötigt. Unter anderem werden Bühnenscheinwerfer, Effektscheinwerfer, ein Lichtmischpult, Dimmer-Packs, Farbfilter, und Stufenlinsenscheinwerfer benötigt, nützlich sind außerdem Traversen und Rigs, die zur Aufhängung von Lasten dienen und sich über der Bühne befinden.

  • Sicherheitstechnik

Ferner kann es notwendig werden, im Vorfeld entsprechende Sicherheitstechnik zu beschaffen. Vor allem Schutzgitter finden dabei häufig Verwendung und sorgen dafür, dass Bühne und Zuschauerraum voneinander getrennt bleiben und es generell geordnet zugeht. Je nach Event und Gästen können aber auch Überwachungskameras und elektronische Zutrittskontrollen hilfreich sein, zumal sie nicht nur Schutz versprechen, sondern dem Gast gleichermaßen symbolisieren, dass keine Mühen und Kosten gescheut werden. Generell sollte und muss außerdem auf geltende Standards und DIN-Vorgaben geachtet werden, wenn es beispielsweise um den Brandschutz oder die Isolierung von Starkstromleitungen geht – wer dies ignoriert, geht das Risiko ein, dass Gäste oder Mitarbeiter sich womöglich verletzen und der Veranstalter aufgrund unterlassener Sorgfaltspflicht haftbar gemacht wird. Sowohl im privaten als auch gewerblichen Bereich greift beispielsweise die DIN VDE 0100-410, welche besagt, wie Steckdosenstromkreise aufgebaut werden müssen, damit sie vor Feuchtigkeit geschützt sind. Details zur Norm können unter Hager.de nachgelesen werden. Selbiges gilt außerdem für aktuelle Normen von Rauchwarnmeldern bzw. Rauchmeldern, die in geschlossenen Räumen zwingend vorhanden sein müssen – dies gilt für nahezu alle Bundesländer.

Eventplanung Catering

d) Personal

Bei aller Planung darf zusätzliches Personal nicht vergessen werden. Dieses ist beispielsweise für den Einlass zuständig, kümmert sich um die Garderobe oder ist für Catering und das Servieren von Getränken zuständig. Die genaue Aufgabenverteilung gilt es möglichst exakt abzustecken, sodass niemand letztendlich überlastet ist, die Mitarbeiter sich aber auch nicht untätig im Weg stehen.

e) Versorgung

Ein Angebot von Speisen und Getränken lockert die Veranstaltung auf und schafft darüber hinaus einen kommunikativen Rahmen. Zunächst sollte entschieden werden, ob das Catering in Eigenleistung oder durch externe Dienstleister erbracht wird. Dies ist meist auch abhängig von der Anzahl der Gäste, der vorhandenen Ausstattung und dem Charakter des Events

5. Abschlussarbeiten nach der Eventplanung

Ist die ganze Vorarbeit erst einmal geleistet, so ist das Event meist doch schneller vorbei als gedacht. Im schlechtesten Fall ist es womöglich auch schnell vergessen, gerade deswegen sollte im Anschluss nicht nur die Abrechnung erfolgen, sondern auch dokumentiert werden, welche Erfolge und Misserfolge es zu verzeichnen gibt und wie sich die Wirkung des Events (positiv) verlängern lässt. Darüber hinaus fallen jedoch auch jetzt noch viele grobe Arbeiten an, denn schließlich müssen das gesamte Equipment des Events noch abgebaut, Müll entsorgt und letzte organisatorische Handgriffe getätigt werden.

a) Abbau und Entsorgung

Der Abbau und die Entsorgung des verbliebenen Mülls stellen nach getaner Arbeit noch ein letztes Ärgernis dar, sollten deshalb aber keinesfalls vernachlässigt werden. Denn letztendlich sind der Veranstalter und die von ihm beauftragten Service-Firmen dafür verantwortlich, dass die genutzte Fläche wieder sauber und nutzbar ist. Oftmals gilt es diesbezüglich verschiedene Regelungen einzuhalten, die durch den Besitzer der jeweiligen Räumlichkeiten vorgegeben sind.

b) Debriefing und Feedback der Gäste

Nach der Veranstaltung findet das so genannte Debriefing statt, bei dem eine erste Manöverkritik gegeben wird. Zu diesem Zweck kommt das gesamte Team zusammen und benennt die Punkte, die sowohl positiv als auch negativ aufgefallen sind. Auch das Feedback von Kunden und Lieferanten kann und sollte an diesem Punkt schriftlich festgehalten werden. Die gemachten Erfahrungen sowie das externe Feedback sind für die kommenden Organisationen sehr wertvoll und werden spätere Events bereichern.

c) Dokumentation und Erfolgsmessung

Die Nachbereitung reicht vom Einsammeln verschiedener Dienstleisterrechnungen über das ordentliche Zusammentragen und Aufbereiten der Rechnungen bis hin zum Eintragen ins Agentursystem. Darüber hinaus sollte man sich nach dem Event nochmals bei den Gästen in Erinnerung rufen. Das kann durch einen Newsletter oder auch eine Foto-Website geschehen, aber auch der Versand von Infomaterial oder der Aufbau eines Netzwerks über Social-Media-Kanäle wie Xing sind gute Möglichkeiten, um mit und bei dem Gast im Gespräch zu bleiben.

Erfolge/Misserfolge der Eventplanung festhalten

Zu guter Letzt wird das Event in seiner Gänze beurteilt. Welche konkreten Erfolge konnten verzeichnet werden, welche Ziele konnten nur gering oder sogar überhaupt nicht in die Tat umgesetzt werden? Konkrete Zahlen und Auswertungen werden bei diesem Schritt ermittelt und gegeneinander abgewogen. Als Erfolg könnte dabei eine sehr positive Außenwirkung oder der Deal mit einem wichtigen Kunden gewertet werden, ein Misserfolg wäre es hingegen, wenn das Event teurer war, als der gewonnene Kunde jemals Gewinn abwerfen könnte.

Eventplanung – Schritt für Schritt zur gelungenen Veranstaltung
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Mich begeistern Events. Schon während meines Studiums organisierte ich leidenschaftlich kulturelle Veranstaltungen. Meine Wahlheimat Berlin ermöglicht mir, täglich Impressionen in einer faszinierenden Event Welt zu erleben, die ich gern mit euch teile.

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