Ratgeber Betriebsfeier

Betriebsfeier: Mit richtiger Planung wird Ihr Betriebsfest zum Erfolg

Der folgende Ratgeber soll Sie mit Ideen und Anregungen für eine gelungene Betriebsfeier versorgen. Um Ihre Veranstaltung entspannt planen zu können, geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte mit auf den Weg, die Sie während der Organisation des Betriebsfestes beachten sollten.

Rahmenbedingungen Ihrer Betriebsfeier

Betriebsfeier Planung Sie sollten mindestens 6 Monate im Voraus mit der Planung Ihrer Betriebsfeier beginnen. Recherchieren Sie zu Beginn der Organisation nach Einzelheiten der vergangenen Veranstaltungen wie Ort und Daten. Fragen Sie außerdem Ihre Kollegen nach ihren Eindrücken. Im nächsten Schritt bringen Sie in Erfahrung, wie viele Personen zur diesjährigen Betriebsfeier eingeladen werden sollen und welches Budget Ihnen pro Person zur Verfügung steht. Erwägen Sie die Gründung eines Projekt-Teams, sodass sich die folgenden Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen.

Datum und Veranstaltungstyp

Betriebsfeier Veranstaltungsart Machen Sie sich Gedanken über die Art und den Umfang der Betriebsfeier. Planen Sie eine Jubiläumsfeier, ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier? Wer soll eingeladen werden? Bevor Sie das Datum festlegen, sollten Sie mit Ihrem Auftraggeber abklären, ob das Betriebsfest unter der Woche oder am Wochenende stattfinden soll und ob Sie tagsüber oder am Abend feiern möchten. Bei der Wahl des Datums ist es außerdem sehr wichtig, zu klären, ob um das anvisierte Veranstaltungsdatum keine anderen Ereignisse, wie z.B. Feiertage oder Messen liegen, sodass womöglich einige Kollegen nicht teilnehmen können.

Location Ihrer Betriebsfeier

betriebsfest-location Sie sollten den Veranstaltungsort mindestens 5 Monate vorher auswählen, sonst ist die Location zu Ihrem festgelegten Termin möglicherweise schon vermietet. Es ist wichtig, dass der Ort Ihrer Betriebsfeier  für alle geladenen Gäste gut zu erreichen ist. Falls nicht, muss eine Transfermöglichkeit organisiert werden. Soll das Betriebsfest in Ihren eigenen Räumlichkeiten stattfinden, in einem Restaurant, Club oder Hotel, unter freiem Himmel oder lieber in einer ausgefallenen Location wie z.B. einer ausgebauten Lagerhalle oder auf einem Schiff?  Seien Sie kreativ und machen Sie Ihre Betriebsfeier durch die Wahl Ihres Veranstaltungsortes zu einem besonderes Erlebnis. Tipp: Auf Event Inc finden Sie eine gute Auswahl geeigneter Locations.

Entertainment für Ihr Betriebsfest

betriebsfest-entertainment Unterhaltung ist  eine sehr wichtige Komponente des Betriebsfestes. So sorgt ein Entertainment-Act, z.B. eine Band oder ein DJ, für ausgelassene Stimmung. Live-Cooking ist auch immer eine schöne Idee, um die Gäste zu unterhalten. Beispielsweise könnten Sie ein Sommerfest veranstalten, bei dem gegrillt wird. Eignet sich der Anlass des Betriebsfestes für ein Motto? Im Falle eines Sommerfestes können die Mottos „Hawaii“ oder „Notte Italia“ in Frage kommen. Es gibt außerdem die Möglichkeit, ein festes Programm des Betriebsfestes festzulegen. Informieren Sie sich darüber, ob jemand eine Rede halten möchten und wählen Sie eine geeignete Uhrzeit dafür.

Catering für Ihr Betriebsfest

betriebsfest-catering Um das Catering Ihres Betriebsfestes sollten Sie sich 4 Monate im Voraus kümmern. Haben Sie bei der ausgewählten Location die Möglichkeit, Essen zu bestellen oder engagieren Sie lieber einen Cateringservice? Wählen Sie das Catering passend zu Location und Motto aus. Beispielsweise passt ein rustikales Buffet zu einem Landgut oder einer Burg. Die Frage „Menü oder Buffet?“ sollten Sie sich sehr genau überlegen. Ein großer Vorteil des Menüs ist es, dass der zeitliche Ablauf des Abends gut planbar ist und die Gäste nicht aufstehen und anstehen müssen. Das Buffet ermöglicht es Ihnen dagegen viele Alternativen anzubieten, die jeder Essgewohnheit entsprechen.  Vergessen Sie nicht, auch für eine umfangreiche Getränkeauswahl bei Ihrem Betriebsfestzu sorgen. Hier können Getränkepauschalen festgelegt oder die Abrechnung nach Verbrauch mit dem Caterer abgestimmt werden.

Organisation ist alles

Betriebsfeier Organisation Erstellen Sie den zeitlichen Ablaufplan der Betriebsfeier und stimmen Sie ihn mit allen Zulieferern, wie z.B. dem Caterer und dem Entertainment-Act ab. So vermeiden Sie, dass sich die Zulieferer beim Auf- und Abbau gegenseitig behindern. Die finale Einladung mit Datum, Uhrzeit, Ort, Motto und ggf. Essenswunsch versenden Sie 8 Wochen vorher und bitten um Rückantwort bis zu einem festgelegtem Termin. Informieren Sie die eingeladenen Personen mit einem kurzen Satz auf der Einladung auch über den Dresscode und den Zeitrahmen des Betriebsfestes. Die Outlook-Abstimmungs-Funktion kann Ihnen das Einladungsmanagement vereinfachen.
Wenn Sie sich an diesen Ratgeber halten und alle Punkte einhalten, sollten sich die Planung Ihrer Betriebsfeier stressfrei durchführen lassen. Sind auf der Suche nach einer Location oder dem richtigen Caterer? Bei Event Inc finden Sie die passenden Dienstleister. Gerne beraten unsere Experten Sie kostenlos unter 030 – 208 479 18.
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