Ratgeber Tagung

Ratgeber Tagungen: So planen Sie die perfekte Tagung

Tagungen und Kongresse zählen schon lange zu den wichtigsten Business Events. Hier werden die neusten Informationen zu beruflichen Themen weitergegeben und geschäftliche Kontakte geknüpft. Damit Ihre Tagung zu einem vollen Erfolg wird, bedarf es umfangreicher Planung. Mit unserem Ratgeber erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Planungsschritte.

Tagung planen – Notwendige Vorbereitung

Tagung Vorbereitung Eine Tagung soll organisiert werden – da stellt sich sofort die Frage, wer diese Aufgabe übernehmen soll. Es gibt mehrere Möglichkeiten. Entweder beauftragt man einen Mitarbeiter, ein internes Kommitee oder einen externen Tagungsplaner. Je nach Größe der Tagung empfiehlt es sich, mehrere Organisatoren und professionelle Unterstützung zu engagieren. Anschließend muss müssen Sie die Entscheidung treffen, wann die Tagung stattfinden soll. Da die Planung und Organisation meist mehrere Monate in Anspruch nimmt, muss der Tagungstermin mindestens ein halbes Jahr im Voraus festgelegt werden. Feiertage eignen sich weniger als Veranstaltungszeitpunkt, da hier viele Personen meist schon private Unternehmungen oder Reisen eingeplant haben. Auch der Ferienzeitraum sollte vermieden werden. Als nächstes muss man sich Gedanken darüber machen, welchen Inhalt die Tagung haben soll, wer daran teilnehmen soll und wer eingeladen wird. Sofern sich eine gewisse Struktur ergeben hat, müssen relativ zeitnah die Einladungen rausgeschickt werden, damit die Teilnehmer und Gäste den Tagungstermin nicht anderweitig verplanen.

Die passende Location für Ihre Tagung

Tagung Location Kalkscheune Berlin Um eine passende Location für eine Tagung müssen Sie sich bereits einige Monate im Voraus kümmern, da diese schnell ausgebucht sind. Welche Location am besten passt, ist von mehreren Faktoren abhängig. Zunächst müssen Sie natürlich schauen, über welches Budget Sie verfügen. Anschließend können Sie in einer festgelegten Preisklasse nach konkreten Angeboten schauen. Die Location muss die Kapazitäten haben, die für die geplante Teilnehmer- und Gästeanazahl notwendig ist. Auch eine umfangreiche technische Ausstattung muss vorhanden sein. Dazu zählen u.a. moderne Licht- und Tontechnik, W-Lan, Beamer, Rednerpult, Leinwände, Flipcharts und Verdunklungsmöglichkeiten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor bei der Locationwahl ist die Lage. Sofern Gäste und Teilnehmer extra anreisen müssen, sind Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Hier bietet sich ein großes Tagungshotel an, welches sowohl als Tagungslocation als auch zur Übernachtung genutzt werden kann. Die Tagungslocation muss außerdem über einie gute Verkehrsanbindung und ausreichende Parkmöglichkeiten verfügen.

Das perfekte Catering für Ihre Tagung

Tagung Catering Da man mit knurrendem Magen sich nicht konzentrieren und effektiv arbeiten kann, gehört auch das Speise- und Getränkeangebot zu den wichtigen Organisationspunkten. Je nach Länge der Tagung sind mehrere Essenszeiten einzuplanen. Startet Ihre Tagung am frühen Morgen, so muss frühzeitig eine Kaffeepause stattfinden.  Zur Mittagszeit sollten Sie ein gemeinsames Essen vorsehen und am Nachmittag empfiehlt sich eine erneute Kaffeepause mit kleinen Snacks. Mineralwasser sollten Sie Ihren Gästen und den Referenten ganztägig kostenlos zur Verfügung stellen. Für die kleinen Pausen eignet sich Fingerfood als Speiseangebot. Die kleinen Häppchen sind schnell im Mund und eignen sich hervorragend als Zwischenmahlzeit. Sie können auch schnell im Stehen gegessen werden. Beim gemeinsamen Mittagessen haben Sie die Wahl, ob Sie ein gesetztes Essen oder ein Buffet anbieten. Bei einem Buffet ist die Auswahl der Speisen größer, allerdings hat man hier größere Unruhe und teilweise lange Schlangen. Sie müssen sich außerdem überlegen, ob Sie neben Kaffee und Wasser den Gästen und Teilnehmern weitere Getränke kostenlos anbieten. Wir empfehlen einen kostenlosen Welcome-Drink beim Empfang Ihrer Gäste.

Externe Dienstleister für Ihre Tagung buchen

Tagung Dienstleister Kaum eine Tagung wird ohne die Nutzung von externen Dienstleistern zu realisieren sein. Wir empfehlen, einen Tagungsplaner zu engagieren, der Sie von der Planung bis zu Durchführung der Veranstaltung unterstützt. Tagungsplaner haben meist lange Erfahrung in der Organisation von Tagungen. Sie müssen ihnen zunächst wichtige Informationen wie z.B. über das Budget, die Teilnehmerzahl und den Inhalt der Tagung geben. Anschließend nehmen Ihnen die Tagungsplaner umfangreiche Aufgaben ab, wie bspw. die Suche nach einer passenden Location. Sofern die Location nicht zentral gelegen und schlecht zu erreichen ist, sollten Sie einen Shuttle- und Transportservice für Ihre Gäste und Teilnehmer organisieren. Weitere wichtige Dienstleister sind die Servicekräfte. Sofern die ausgesuchte Location nicht über genug Personal verfügt, müssen Sie Kellner für Ihre Tagung engagieren. Auch Reinigungskräfte, die sich um die Sauberkeit der Veranstaltungsräume und der sanitären Anlagen kümmern, dürfen nicht fehlen. Um die Tagung auch optisch festzuhalten, sollten Sie einen professionallen Fotografen engagieren. Die Fotos können Sie später für Presseartikel und interne Kommunikation nutzen.

Das Programm als wichtiger Planungspunkt

Tagung Programm Da man zumeist eine Tagung nicht aus dem Nichts organisiert, stehen idealerweise Ziel und grobe Themenschwerpunkte schon im Anfangsstadium der Organisation fest. Nun gilt es, qualifizierte Teilnehmer zu finden, die einen interessanten Vortrag halten oder einen anderen Beitrag zur Tagung leisten. Der sogenannte Call for papers muss einige Monate vor dem Tagungstermin stattfinden. Er enthält Angaben über den Themenbereich der einzureichenden wissenschaftliche Arbeiten, Anforderungen an das Format, den Weg der Einreichung und die Einreichungsfrist. Der Aufruf wird über ein Rundschreiben, auf der Webseite oder per E-Mail-Kontakt an mögliche Redner geleitet. Nachdem genug Referate eingereicht worden, müssen diese inhaltlich aufeinander abgestimmt werden und feste Anfangs- und Schlusszeiten erhalten. Auch feste Pausenzeiten müssen festgelegt werden. Ihre Gäste wollen schließlich nicht die ganze Zeit ruhig sitzen und zuhören, sondern sich auch eine Zeit lang unterhalten können, um die neu erhaltenen Informationen auszutauschen.

Die Nachbereitung von Tagungen

Tagungen Nachbereitung Gastwerk Hotel Hamburg Nach der Tagung ist vor der Tagung! Damit die nächste Tagungsorganisation im Handumdrehen gelingt, muss eine detailreiche Nachbereitung durchgeführt werden. Sie müssen zunächst die Fragen beantworten, ob das Budget ausgereicht hat und welche Kostenstellen abzudecken waren. Gab es Probleme bei der Budgetaufteilung, so müssen Sie dieses beim nächsten Mal höher ansetzen. Ist dies nicht möglich, so müssen Abstriche gemacht werden. An die Redner sollten Sie ein Dankesschreiben rausschicken und sich die Kontakte vermerken. Bei der nächsten Tagungsorganisation können Sie wieder den Call for Papers-Aufruf erhalten. Auch die Adressdaten von Location, Catering und weiteren Event Dienstleistern müssen Sie speichern. Sofern Sie zufrieden mit ihnen waren, können Sie sie erneut buchen. Schlussendlich sollten Sie auch ein Feedback von den Tagungsgästen eingeholen. Daraus lassen sich auch wertvolle Informationen ziehen. Nachdem Sie sich um diese Auskünfte gekümmert haben, müssen Sie eine Abschlussbesprechung mit dem Planungsteam einhalten.

Die besten Locations für Ihre Tagungen

Bei uns finden Sie eine tolle Auswahl schöner Tagungslocations – egal ob mitten in der City oder in idyllischer Atmosphäre mitten im Grünen. Benötigen Sie Unterstützung bei der Suche nach einer passenden Location? Unser Expertenteam berät Sie gern jederzeit kostenfrei & unverbindlich: 030 – 208 479 18.

ELLINGTON HOTEL Berlin

ellington_saal_femina Das ELLINGTON HOTEL ist mit seiner zentralen Lage zwische Ku’damm, Zoo und KaDeWe die perfekte Adresse für Ihren stilvollen Aufenthalt in Berlin. Das 4*Hotel verfügt über 10 Tagungsräume und bietet verschiedene Tagungspauschalen an. Besonderes HIghlight ist der Sommergarten – eine Oase der Ruhe mitten in der Stadt.

MAGNUSHALL Hamburg

Tagung Location Magnushall Hamburg Auf 1800m² bietet die MAGNUSHALL als ehemalige Industriehalle einen einzigartigen Erlebnisraum, in dem Vergangenheit und Moderne verschmelzen. Zu der Location gehören zwei Hallen, die entweder einzeln oder zusammen gemietet werden können. Durch den Industriestil entsteht hier eine ganz außergewöhnliche Atmosphäre.

Maienzeit Carrée München

Tagung Location Maienzeit Carree München Das Maienzeit Carrée bietet ein stimmiges Konzept aus mehreren miteinander harmonierenden Räumen, die durch ihre Flexibilität zu verschiedenen Raumkonstellationen umgestellt werden können. Hier können Sie eine Tagung mit bis zu 400 Personen veranstalten, inkl. Besichtigung des ehemaligen Fässerlagers.

Alte Oper Frankfurt

Tagung Location Alte Oper Frankfurt Die Alte Oper Frankfurt ist ein kulturelles Wahrzeichen und prägt das Bild der internationalen Messe- und Kongressmetropole auf unverkennbare Weise. Mit ihren hochmodern ausgestatteten Sälen, Salons und Foyers bietet die Alte Oper ein stilvolles Umfeld, das Ihre Tagung zu einem unvergesslichen Erlebnis macht.

Erstklassige Caterer für Ihre Tagungen

Egal ob Fingerfood, gesetztes Essen oder Buffet – in unserem Portfolio finden Sie erstklassige Caterer, die Sie für Ihre Tagung buchen können.

Fillet of Soul Catering Hamburg

Tagungen Catering Fillet of Soul Hamburg Der Cateringservice rund um Patrick Gebhardt und sein Team bietet hochwertige Leckereien für bis zu 1200 Personen an. Dabei wird ganz bewusst auf Geschmacksverstärker und Fertigprodukte verzichtet. Um das benötigte Equipment, Buffetpflege, Live-Cooking und sämtliche Serviceleistungen kümmert sich das Team.

Prime Catering Berlin

Tagungen Catering Prime Berlin Prime Catering hat einzigartiges und durch Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbares Cateringkonzept für Veranstaltungen im Tagungsbereich entwickelt. Dieses beinhaltet nicht nur die Versorgung, sondern auch die Umsorgung Ihrer Gäste. Ihre Wunschspeisen werden gesund, hochwertig und liebevoll zubereitet.

Professionelle Tagungsplaner in Ihrer Stadt

Tagungsplaner unterstützen Sie bei der Realisierung Ihrer Tagung – von der groben Planung bis zur konkreten Umsetzung. Sie haben lange Erfahrung in der Tagungsorganisation und nehmen Ihnen wichtige Aufgaben ab. In unserem Portfolio finden Sie renommierte Tagungsplaner.

BESL Eventagentur Berlin

Tagungen Eventagentur BESL Berlin Die BESL Eventagentur hat jahrelange Erfahrungen im Veranstaltungsbereich und sich ein Netzwerk aufgebaut haben, durch dessen Hilfe nicht nur qualitativ, sondern auch schnell und effektiv gearbeitet werden kann. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart. Ziel ist es, Ihre individuellen Ziele über Ihre Erwartungen hinaus umzusetzen.

Schoeller & von Rehlingen Public Relations

Tagungen Agentur Schöller von Rehlingen Von der klassischen Pressearbeit und Markenkommunikation bis hin zu der Organisation und Umsetzung von Business Events übernimmt die Agentur Schoeller & von Rehlingen die gesamte Arbeit – und das sehr erfolgreich. Das Netzwerk der bereits 1986 gegründeten Agentur gilt in Deutschland als einzigartig.
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