Ein Launch Event ist wohl einer der spannendsten Eventtypen, die ein Eventplaner für einen Kunden organisieren kann. Es ermöglicht einen großen kreativen Spielraum. Diese von der Event Inc Redaktion zusammengestellten 15 Tipps für ein perfektes Launch Event zeigen, wie Sie durch eine kleine Idee, viel Kreativität und einem geeigneten Storytelling ein Produkt oder ein Unternehmen zum Leben erwecken können und eine langanhaltende Impression bei den Gästen erzielen.

Launch Event

 

Launch Event – eine Definition

Ein Launch Event ist die Einführungsveranstaltung von einem neuen Unternehmen oder einem neuen Produkt. Es dient dazu, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe auf das Unternehmen oder das Produkt zu lenken und es so in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Bei der Organisation einer solchen Veranstaltung gibt es viel zu beachten: das richtige Catering auswählen, die perfekte Location finden und Give Aways organisieren. Für den Erfolg eines Launch Events braucht ein Eventplaner immer ein starkes und kompetentes Team an seiner Seite.

 

1. Detailliertes Briefing

Für Eventplaner und Entscheider erscheint dieser Punkt offensichtlich, nichtsdestotrotz an dieser Stelle der Hinweis, dass ein ausgiebiges Briefing unabdingbar ist, um das Launch Event richtig auszurichten. Was sind die KPI’s und was soll das Event vermitteln? Wenn der Eventplaner einen klaren Einblick in die Idee hinter der Veranstaltung hat und weiß, welche Aktivitäten daraus resultieren, dann befindet er sich bereits auf dem richtigen Weg. Allerdings ist auch der Gedanke, dass ein einziges Briefing zu Beginn der Event Planung ausreicht, nicht korrekt. Um Missverständnisse und am Tag der Veranstaltung eine böse Überraschung zu vermeiden, sollten während der gesamten Event-Organisation Meetings abgehalten werden. So können Unklarheiten und Fehler direkt korrigiert werden.

 

2. Ziele setzen und Einladungen verschicken

Der Evententscheider sollte bei den Einladungen für das Launch Event darauf Acht geben, dass Journalisten und vor allem Influencer eingeladen sind. Lediglich das Einladen von bekannten und einflussreichen Personen allein macht wenig Sinn – stattdessen ist ein Match der Teilnehmer mit dem Unternehmen oder dem Produkt besonders wichtig. Einladungen zu verschicken ist also eine Aufgabe, die mit viel Networking zu tun hat. Bevor die Einladungen für Influencer rausgeschickt werden können, müssen Sie sich allerdings Gedanken darum machen, wie Sie diese erreichen können. Haben Sie persönlichen Kontakt oder möglicherweise einige Ihrer Teammitglieder? Wenn dies der Fall ist, dann sollten Sie es nutzen und den Influencer direkt auf persönlichem Weg ansprechen.

Launch Event

Einladungen verschicken – Quelle: https://pixabay.com/de/schreiben-arbeitsplatz-b%C3%BCro-336370/

 

3. Launch Event – Verstehen Sie Ihren Kunden

Egal um was für einen Launch es sich handelt, der Eventplaner sollte seine Zielgruppe kennen. Dies bedeutet viel Arbeit, um ein Verständnis für den Kunden zu gewinnen. Die Zeit, die für diese Recherche benötigt wird, wird häufig unterschätzt. Als Eventplaner geht es darum, den Kunden, dessen Ambitionen, die Marke und die Zielgruppe zu kennen und genau zu wissen, welche Wünsche hinter dem Launch Event stehen. Was möchte der Kunde bewirken? Wie soll seine Zielgruppe angesprochen werden? Was soll die Zielgruppe über das Produkt oder Unternehmen denken und fühlen? Diese Planung geht weit über die Vorbereitung hinaus. Auch während und nach dem Launch Event sollten diese Fragen im Fokus der Arbeit des Eventplaners stehen.

 

4. Kooperationen eingehen

Ob eine Kooperation mit einzelnen Personen oder anderen Agenturen notwendig ist, hängt von dem Kunden und dem Projekt ab. Diese Kooperationspartner können sowohl PR – und Marketing Agenturen, als auch IT-Teams sein. Wichtig ist, dass sichergestellt wird, dass ein Zusammenhalt zwischen den einzelnen Bereichen herrscht und die gleichen Ziele für das Launch Event angestrebt werden. Die wichtige Frage dabei: Was ist der zentrale Gedanke, der die einzelnen Agenturen und Beteiligten zusammenhält? Ein Eventplaner sollte sich dabei über seine eigene Rolle in diesem Team sicher sein und darauf achten, dass alle am gleichen Strang ziehen. Eine Kooperation klingt auf den ersten Blick eher schwierig. Wenn die Zusammenarbeit allerdings gut verläuft, können tolle neue Ideen für das Launch Event entwickelt und der gesamte Prozess verbessert werden.

 

5. Am Anfang steht die Event Idee und die Message

Die heutigen, potentiellen Zielgruppen gehören zu einer Generation, die wenig Konzentration für Details hat. Nur durch smarte, innovative und starke Aktivitäten können die Momente auf einem Launch Event tiefer gehend, gewinnbringend und länger in den Köpfen der Kunden und Zielgruppe verweilen. Dafür eignen sich am besten Aktivitäten, die um eine smarte Idee herumgebaut sind und durch eine ausgefeilte Strategie untermauert werden. Wenn ein Match mit der Zielgruppe vorhanden ist, entsteht für das Launch Event eine starke Wirkung. Eben eine solche durchdachte und starke Idee zeigt eine größere Wirkung bei der Zielgruppe als ein Projekt, dass nur auf einem großen Budget fußt.

 

6. Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend

Wenn Ihnen der Luxus zu teil wird, dass Sie sich das Launch Datum aussuchen können, dann sollte in der Regel darauf geachtet werden, dass an diesem Tag keine weiteren wichtigen Neuigkeiten für eine größere Aufmerksamkeit sorgen. Nicht nur im Hinblick auf die äußeren Faktoren sollte das Datum der Party mit Bedacht gewählt sein, auch intern ist zu beachten, ob andere wichtige Veranstaltungen stattfinden oder einige aus dem Organisations-Team im Urlaub sind. Sollte das Launch Datum bereits feststehen und eine flexible Planung nicht möglich sein, dann sollte der Eventplaner genausten recherchieren, ob an diesem Tag noch weitere Launch Events stattfinden. Wenn dies der Fall ist, ist eine Einbindung in die eigene Strategie zu empfehlen.

Lauch Event

Datum für Launch Party festlegen – Quelle: https://pixabay.com/de/agenda-bildschirm-soziale-telefon-1928419/

 7. Wählen Sie eine tolle Location

Grundsätzlich ist es nicht falsch das geplante Launch Event in der gleichen Location zu feiern wie viele andere vor Ihnen. Das Problem: die meisten Locations sind nicht dafür geeignet, ein erinnerungswertes Event zu beherbergen. Genau das ist der Grund, weshalb viele Unternehmen den Aufwand betreiben, „out-of-the-box“ zu denken und nach einer außergewöhnlichen Location für das Launch Event zu suchen. Wenn Sie sich für eine Eventlocation entscheiden, die die Erwartungen der Gäste übertrifft, dann haben Sie mit Ihrer Veranstaltung das Potential, ein unvergessliches Erlebnis zu erschaffen. Um Ihnen Denkanstöße zu geben, haben die Event Inc Redakteure Locations zusammengetragen, die für die Ausrichtung von einem besonderen Launch Event bestens geeignet sind.

 

MS Bleichen

Der ehemalige Laderaum des Stückgutfrachters wurde unter Berücksichtigung seiner ursprünglichen Nutzung mit viel Feingefühl zu einer außergewöhnlichen Eventlocation ausgebaut. Mit einer Veranstaltungsfläche von 250 m² kann die Luke II bis zu 200 Personen eindrucksvoll empfangen. Ihr ungeschliffener Charme bietet sowohl für Firmenveranstaltungen jeglicher Art als auch für private Feiern wie Hochzeiten oder große Geburtstage einen unvergesslichen Rahmen.

Hier geht’s zur Location MS Bleichen
Launch Event

Launch Event – MS Bleichen

 

Alte Lokhalle Mainz

Die Alte Lokhalle bietet für Ihre Veranstaltung die idealen Voraussetzungen. Die Räumlichkeiten lassen sich durch Trennwände individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Moderne Veranstaltungstechnik und eine große Aussenfläche lassen jegliche Art von Event zu einem Erfolg werden. Der Eventbereich verfügt über 900 qm und über gute Tageslichtverhältnisse, lässt sich aber auch komplett abdunkeln. Sogar Indoor-Feuerwerk ist in diesem Raum möglich.

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Launch Event

Launch Event – Alte Lokhalle Mainz

 

Die Malzfabrik

Das Industriedenkmal Malzfabrik besticht durch Kreativität und Kultur. Auf dem Fabrikgelände stehen Ihnen 9 Klinkerbauten aus der Gründerzeit zur Verfügung. Auf dem fast 27.500qm großen Fabrikgelände finden sich verschiedene Locations, die viel Platz für neue Ideen und kreatives Arbeiten bieten. Besonders die Gegensätze von sanierten und unsanierten Eventflächen lässt diese Location extravagant erscheinen. Auf dem Außengelände ist zudem auf rund 15000qm ausreichend Platz für Outdoorevents.

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Launch Event

Launch Event – Die Malzfabrik

 

8. Vielfältige Stories beim Launch Event

Ist die angestrebte Zielgruppe eher heterogen als homogen, sollte das Launch Event nicht nur eine Message verbreiten, sondern unterschiedliche Individuen in der Zielgruppe ansprechen. Die wichtigen Fragen diesbezüglich sind: Wie setzt sich die Zielgruppe zusammen? Welches Verhalten legen die einzelnen Personen an den Tag? Wenn eine Einzelperson durch eine gezielte Ansprache adressiert wird, kommt es zu einem höheren Match mit der Message. Ein Eventplaner beginnt mit seinen Überlegungen mit dem Versuch, jeden zu verstehen. Die sozialen Strukturen und das Verhalten spielen dabei eine wichtige Rolle. Einige Informationen können bereits durch den Registrierungsprozess gewonnen werden. Eine genauere Betrachtung der einzelnen Individuen in der Zielgruppe kann dabei helfen, nicht nur demografische Merkmale in Erfahrung zu bringen, sondern auch zu wissen, wie jeder einzelne fühlt.

 

9. Ein gutes Launch Event ist auffällig

Etwas so zu planen, wie es all die Jahre zuvor immer gut funktioniert hat, ist zwar sicher, gerät aber auch schnell in Vergessenheit. Seien Sie also mutig und erfinderisch. Wenn ein Eventplaner eine außergewöhnliche und sehr gut Idee hat, dann sollte diese so schnell wie möglich unter die Leute gebracht werden. Es ist offensichtlich, dass besonders kreative Ideen die Voraussetzunn der Planung arbeitet und somit ein breites Setup an Fähigkeiten bereit steht. Durch die Kombination aus kreativen Gedanken und technischen Innovationen können die Grenzen, die das Vorhaben ursprünglich hatte, beträchtlich erweitert werden.

 

10. Niedriges Budget erfordert eine aussagekräftige Message

Ein großes Budget zur Verfügung zu haben ist immer hilfreich, aber auch ohne viel Geld kann das Launch Event zu einem Erfolg werden. Viele Event Ideen brauchen lediglich eine aussagekräftige Message, das Budget ist dabei oft ein Nebenfaktor. Stecken Sie also das Budget, das Sie haben darin, eine Party zu organisieren, die eine Botschaft an die Gäste vermittelt, die nicht so schnell vergessen wird. Für den Fall, dass noch Budget für die Umsetzung einer wichtigen Idee fehlt, ist es immer ratsam, Sponsoren mit einzubinden dadurch das vorhandene Budget zu steigern.

 

11. Risiken eingehen, aber niemals ohne einen Plan B

Die Entwicklung von neuartigen Ideen geht oft mit der Nutzung von innovativer Technik, die selbst noch auf dem Pfad des Pioniers wandelt. Dieser Fakt sollte den Eventplaner aber nicht davon abhalten, diese Technologie trotzdem zu nutzen. Ganz im Gegenteil, dieser Pioniergeist sollte sich auf das Team übertragen und nachhaltig für Motivation sorgen. Dieser Aspekt kann allerdings schnell falsch verstanden werden. Es bedeutet nicht, einfach jedes neue Tool zu testen, was auf den Markt kommt. Die Auswahl sollte durch den Eventplaner sinnvoll getroffen und vor allem im vorhinein getestet werden. Hierbei ist zu beachten, dass es immer gilt  einen Plan B im Hinterkopf zu haben…oder besser noch einen Plan C.

Launch Party

Für den Worst Case planen – Quelle: https://pixabay.com/de/planung-planen-anpassung-620299/

 

12. Interaktion mit der Zielgruppe

Egal ob vor, während oder nach dem Launch Event, die Interaktion mit der Zielgruppe ist enorm wichtig. Die Mentalität „zeigen und erzählen“ in Form einer langen Rede führt Sie nicht ans Ziel. Durch das Einbinden der Besucher besteht die Möglichkeit, für den Teilnehmer eine aufregende Reise zu gestalten und das Launch Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Lassen Sie die Besucher Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ausprobieren und animieren Sie sie, ihre Erfahrungen zu tweeten und zu teilen. Um einen größtmöglichen Erfolg aus der sozialen Interaktion zu erhalten, entwickeln Sie im Vorhinein einen Hashtag. Das Treiben auf den sozialen Medien lässt Sie im Newsfeed nach oben steigen und gibt den Journalisten Inhalte, über die sie schreiben können. Wenn der Evententscheider es schafft, ein personalisiertes Erlebnis für die Zielgruppe zu ermöglichen, werden sie sich besser an das Unternehmen oder das Produkt erinnern können.

 

13. Der Grund zum Erscheinen

Wenn Ihr Unternehmen oder das Produkt gut bei der Zielgruppe ankommt, dann haben Sie schon einmal eine gute Basis. Doch dies ist oft nicht Grund genug, dass die potentiellen Teilnehmer Ihr Event besuchen. Sie brauchen einen konkreten Grund, weshalb der Besuch vom Launch Event einen Mehrwert bietet. Ein guter Anfang ist es, wenn Sie beispielsweise einen guten DJ engagieren und die Getränke an der Bar kostenfrei anbieten. Die Kosten für einen solchen Aufwand übernimmt häufig der Sponsor. Auch wenn Sie dies per privater Nachricht versenden, seien Sie insbesondere zwecks der kostenfreien Getränke vorsichtig. Einige eingeladene Gäste werden mehr Interesse an den Freigetränken als an Ihrem Launch Event haben. Wählen Sie Ihren E-Mail Verteiler mit Bedacht. Der Schlüssel dafür, das Event für potentielle Teilnehmer interessant zu machen ist:

  • seien Sie bekannt dafür, dass sie außergewöhnliche Events organisieren
  • planen Sie etwas so besonderes, dass die Gäste es ausprobieren wollen.

 

14. Give Aways nicht vergessen

Give Aways kennt jeder, der schon auf mehreren Events zu Gast war. Umso wichtiger ist es, dass der Goodie Bag auf Ihrem Launch Event nicht typisch kitschig, sondern außergewöhnlich und besonders ist. Das Give Away sollte die Message unterstützen und mit der Event Idee an einem Strang ziehen. Wichtig ist allerdings, dass das gewählte Produkt in Verbindung mit dem Unternehmen steht und nicht entgegen der Unternehmensvision spricht. Wenn sich die zu vermittelnde Message auch in dem Give Away wiederspiegelt, dann haben Sie den Weg zu einer erfolgreichen Markenkenntnis erschaffen. Die Teilnehmer nehmen quasi ein Stück des Unternehmens mit nach Hause und beschäftigen sich auch nach dem Event mit dem Unternehmen oder Produkt.

Launch Event

Give Aways auf Launch Event – Quelle: https://pixabay.com/de/geschenk-jeans-mode-packung-1420830/

 

15. Feiern Sie Ihr Team

Ohne das Event-Team würde das Launch Event nicht zustande kommen. Das Team ist also die beste Ressource, die Sie haben. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, das Engagement zu feiern und die geleistete, harte Arbeit wertzuschätzen. Wenn noch Budget übrig ist, dann können Sie noch eine Party als Dankeschön organisieren. Wenn das gesamte Budget bei der Planung vom Launch Event bereits verbraucht ist, können Sie während der Veranstaltung öffentlich Danke sagen. Eben diese Anerkennung ist für das gesamte Team wichtig, um die Motivation für das kommende Launch Event aufrecht zu erhalten.

 

Fazit zum Launch Event

Für ein Launch Event, dass sich länger in der Erinnerung der Zielgruppe halten soll, ist es wichtig, die Besucher zu kennen und zu wissen, was in ihnen vorgeht. Wenn Sie dieses Verständnis um eine gute Event Idee bauen, ist es möglich, ein personalisiertes Event-Erlebnis zu schaffen.

 

Credit Titelbild: https://pixabay.com/de/alkohol-bar-getr%C3%A4nke-feier-1281704/

Launch Event – Top 15 Tipps für das perfekte Launch Event
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