Bei der Eventplanung gibt es neben den typischen Aspekten wie Catering oder dem Programm einen wichtigen Faktor zu beachten, der sich auf die Eventsicherheit auswirkt: die Einlasskontrolle. Es gibt viele Möglichkeiten, die Einlasskontrolle auf einem Event zu organisieren. Welcher Tickettyp für die Veranstaltung passend ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ist ein Wiedereintritt möglich? Ist das Veranstaltungsgelände komplex unterteilt? Eine gut organisierte Einlasskontrolle hilft dabei, das Gelände maximal auszulasten, eine Überfüllung der Location jedoch zu vermeiden. Die Experten von Event Inc zeigen in diesem Artikel, welche Möglichkeiten der Einlasskontrolle es gibt.

 

Die Organisation

Viele Kontrollen werden komplett oder teilweise digital gelöst. Bei dieser Lösung können sowohl die Eventteilnehmer, als auch das Personal leichter von einem Eventbereich in den nächsten wechseln. Auch beim ersten Check-In wird durch eine digitale Einlasskontrolle lange Warteschlangen vermieden, wodurch keine schlechte Laune bei den Besuchern aufkommt. Bei der Planung rund um den Einlass gibt es zwei wichtige Aspekte zu klären:

Organisation

Um die Einlasskontrolle effizient einzusetzen, ist es wichtig, die Besucherströme so genau wie möglich zu kennen. Informationen über Besucherzahlen in den Spitzenzeiten und die Vorbereitung auf eventuelle Engpässe sind dabei wichtig. Auch die Gliederung von Warteschlangen an Ein- und Ausgängen sollten für jeden Besucher ersichtlich sein. Soll der Ein- und der Ausgang durch die gleiche Kontrolle verlaufen? Gibt es VIP- bzw. Personal-Eingänge und sind diese richtig beschildert?

Einsetzung des Personal

Bei den meisten Events kümmert sich eine Security Firma um die Bereitstellung von geschultem Personal für die Einlasskontrolle. Um zu wissen, wie viel Personal benötigt wird, ist es wichtig zu wissen, wie viele Eingänge es geben wird und ob es Bereiche auf dem Gelände gibt, die eine andere Art der Kontrolle benötigen. Die richtige Personalplanung ist insbesondere wichtig, um lange Wartezeiten für die Besucher zu vermeiden. Eine Faustregel hierbei ist, dass 1-2 Mitarbeiter je Einlasskontrolle gebraucht werden. Die Entscheidung nach der richtigen Mitarbeiterzahl kann aufgrund von Erfahrungen bei anderen Events getroffen werden. Durch zu wenige Mitarbeiter entstehen lange Warteschlangen und zu viel Security Personal wirkt häufig unorganisiert.

Personal – Einlasskontrolle

Personalplanung für Einlasskontrolle – Quelle: https://pixabay.com/de/polizei-sicherheit-schutz-869216/

 

QR-codierte Papier- und Handytickets

Die Papiertickets sind das Urgestein der Einlasskontrolle. Sie werden bein Einlass mit einem Scanner kontrolliert. Der Wiedereintritt ist also theoretisch möglich, hat sich in der Praxis allerdings aufgrund von hohem Personalaufwand als nicht praktikabel erwiesen. Aus diesem Grund wird das Papierticket häufig mit RFID-Chips oder Stempeln kombiniert. Grundsätzlich hat dieser Tickettyp einige Nachteile. Ein simples Papierticket kann nicht nicht nur schneller verloren werden, es ist auch leicht zu kopieren. Wenn Sie bei Ihrem Event auf der herkömmliche Papierticket zurückgreifen, dann empfiehlt sich eine einzigartige Gestaltung. Auch der Barcode oder QR-Code kann beschädigt sein, sodass der Scanner Probleme mit der Erfassung bekommt.
Um diesen Nachteilen entgegen zu wirken, gibt es mobile Handytickets. Sie werden per Mail, MMS oder SMS verschickt. Auch Sie enthalten einen Code, der gescannt werden kann. Der Vorteil: Das Ticket wird seltener verloren oder vergessen und der Barcode kann nicht unleserlich werden.

 

Near Field Communication (NFC)

Near Field Communication (NFC) ist ein genormter Standard für die Übertragung von Informationen und Daten im Nahbereich. Um diese Übertragung per NFC möglich zu machen, werden sogenannte RFID-Chips auf der Simkarte des Handys platziert. Der Besucher benötigt kein Ticket mehr für den Einlass, er muss lediglich das Handy griffbereit haben. Bei der Kontrolle funktioniert der Einlass durch das Auslesen der auf dem Chip gespeicherten Informationen durch ein aktives NFC Tag. Durch die Nutzung von NFC ergeben sich sowohl für die Eventplaner, als auch für die Besucher Vorteile.

Vorteile für Eventplaner

Die Near Field Communication vereinfacht zahlreiche Prozesse in der Event-Organisation, da eine zunehmende Automatisierung stattfindet. Dadurch können Personalkosten eingespart und die Einlasskontrolle schneller durchgeführt werden. Durch NFC können effektiv Informationen über die Besucher gesammelt und im Anschluss eine große Datenbank entwickelt werden, die für die weitere Verwendung und kommende Eventplanung geeignet ist.

Vorteile für Besucher

Die kürzeren Warteschlangen sind auch für die Besucher ein großer Vorteil. Durch die im Handy integrierten Chips für NFC muss an kein separates Ticket gedacht werden. Außerdem können sich die Teilnehmer über die Speaker, Aussteller und das Programm informieren und vom Veranstalter individuell passenden Content erhalten. Die Generierung von automatischen Social Media Posts ist ebenfalls möglich. Wenn sich NFC nicht nur auf die Einlasskontrolle beschränkt, muss der Besucher auch keinerlei Portemonnaie mitnehmen, da das bargeldlose Bezahlen ermöglicht wird.

NFC – EInlasskontrolle

NFC als Einlasskontrolle – Quelle: https://www.flickr.com/photos/vodafone_de/18047668228/in/photostream/

 

Radio Frequency Identification (RFID)

Die Radio Frequency Identification (RFID) wird bei großen Veranstaltungen mit mehreren Ein- und Ausgängen für die Einlasskontrolle eingesetzt. Die Kontrolle funktioniert ähnlich wie beim NFC. Es wird ein Sender (Tag) und ein Empfänger (Reader) benötigt. Die RFID-Chips werden häufig in Armbändern oder Chipkarten verarbeitet. Der Vorteil hierbei ist, dass auf den Chips unterschiedliche Zutrittsberechtigungen für einige Bereiche des Events erteilt werden können. So sind die Kontrollen beispielsweise für einen VIP Bereich leichter durchzuführen. Die Armbändern sollten durch eine farbliche Markierung für das Security Personal direkt auf den ersten Blick unterschieden werden können, um eventuelle Unklarheiten zu vermeiden. Die Besucher und Mitarbeiter können sich durch RFID leichter über der Gelände bewegen und der Veranstalter kann ideal die Daten über die Bewegungen der Teilnehmer und des Personals erfassen. Durch die zusätzliche Aufstellung von Drehkreuzen kann durch RFID Personal gespart und die Einlasskontrollpunkte leichter vom Security Personal kontrolliert werden.

RFID – Einlasskontrolle

RFID als Einlasskontrolle – Quelle: https://www.flickr.com/photos/identicard/4305911075

 

Fazit

Digitale Tickettypen sind insbesondere bei großen Veranstaltungen von Vorteil. Sie automatisieren die Einlasskontrolle und lassen so Personalkosten einsparen. Das Papierticket oder Print@Home werden über kurz oder lang auch bei kleinen Events nur noch vereinzelt zum Einsatz kommen. Techniken wie NFC steigern die Freude der Teilnehmer am Event und ergeben einen geringeren Aufwand für Eventplaner und Entscheider.
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Credits Bilder:
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Einlass_auf_der_Gamescom_(20296198436).jpg

 

So klappt eine reibungslose Einlasskontrolle
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