Im Zuge der Digitalisierung erfährt auch die Eventbranche Fortschritt und Veränderungen – im Falle von Event Management Software eine Veränderung weg von unklaren Verantwortlichkeiten, heillosem Papierchaos, herausfordernden Überraschungen und überfüllten Mail-Konten, hin zu Transparenz, Effizienz und Zufriedenheit. Die Event Inc Experten stellen im Software-Test aktuelle Softwareanbieter zur Veranstaltungsplanung und deren Eigenschaften vor.

Event Management Software – Die richtige Veranstaltungssoftware finden

Durch die Kombination unterschiedlicher Funktionen auf einer Plattform unterstützt Event Management Software die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Eine Vielzahl von Softwareanbietern stellt so unterschiedliche Funktionen bereit, die die interne Kommunikation durch Transparenz in Aufgabenverteilung, Terminplanung oder Teilnehmeranzahl optimieren.  Es werden jeweils zwei Software-Anbieter aufgeführt, die sich entweder als Allround-Tool für verschiedenste Events eignen oder besonders für die Organisation von Business Events in Frage kommen.

 

 

Event Management Software

etouches

  • Funktionen. Die Event Management Software etouches vereint eine Vielzahl an Funktionen zur Planung einer Veranstaltung. Dabei kann zwischen drei Angeboten gewählt werden. Das Kern-Angebot verfügt über vier Funktionen, wie eine eigene Event-Webseite oder Mail-Marketing-Kampagnen, beispielsweise für personalisierte Einladungen. Teilnehmer können sich außerdem online registrieren und via E-Mail-Umfragen um Feedback angehalten werden. Ergänzend besteht das Pro-Angebot aus sechs zusätzlichen Funktionen. Das Projekt Management ermöglicht Teammitgliedern einen Überblick über die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, deren aktuellen Stand und Deadlines. Budgetmanagement wird durch einen Überblick zu aktuellen Ausgaben und Einnahmen erleichtert, ebenso strukturiert wird die Raumplanung gestaltet. Räume können online für Meetings oder Seminare gebucht und auch Sitzplätze via Sitzplänen an einzelne Teilnehmer verteilt werden. Mit Hilfe des Networking-Tools haben Teilnehmer die Option, bereits vor dem Event in Kontakt zu treten. Speziell Stände oder Ausstellungsplätze können durch das Exhibition Booth Management digital vergeben und dokumentiert werden. Weitere sechs Funktionen bietet wiederum das Plus+ Angebot. Das Event-ROI-Tool berechnet den Outcome in Echt-Zeit, indem Daten in Statistiken verglichen werden. Zudem begleitet eine mobile App die Teilnehmer während der Veranstaltung. Abstracts and Submission wiederum bedeutet beispielsweise die Kombination von Referentenlisten und Seminartiteln, sodass automatisch ein Terminplan zusammengestellt wird. Mit dem Scanning-Tool können Teilnehmertickets gescannt und zum Beispiel samt Kontaktdaten und Messestand erfasst werden. Zum etouches Plus+ Angebot gehört außerdem das Venue Sourcing, welches den manuellen Buchungsprozess durch die automatische Sammlung von Daten erleichtert. etouches ist darüber hinaus auf Deutsch und Englisch verfügbar.
  • Plattformen. Die Event Management Software ist mit iOS, Windows und Linux kompatibel. Als webbasiertes Programm ist etouches überall, von unterschiedlichen Endgeräten und auch als App abrufbar. Teilnehmer erhalten so während der Veranstaltung die Möglichkeit sich auszutauschen und sich über aktuelle Programmpunkte zu informieren.
  • Integration. Der personalisierte Einsatz von etouches wird durch die Integration des Customer-Relationship-Managements (CRM) sowie Mail-Marketings und der Social-Media-Aktivitäten im Plus+ Angebot praktikabel.
  • Support. Im Zweifelsfall steht Ihnen 24/7 ein Telefon- und Online-Support zur Verfügung.
  • Preis. Die Kosten für etouches werden individuell festgelegt. Die preisliche Richtung orientiert sich entweder an den Registrierungen für einzelne Events oder es wird ein fester Betrag pro Jahr vereinbart, wobei die Vertragsmindestlaufzeit drei Jahre beträgt. Für Plus+ Module, die dazu gebucht werden können, ergeben sich je nach Modul weitere Gebühren.
  • Fazit. etouches als ganzheitliches Tool eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Großunternehmen und kann für die Planung jeglicher Formen von Events eingesetzt werden. Die Software zur Eventplanung nützt vor allem bei langfristigem Gebrauch und bietet im Laufe der Zeit einen Überblick über die generelle Performance in der Eventorganisation.

 

 

Event Management Software

Eventbrite

  • Funktionen. Eventbrite bietet ebenso die Funktion einer individuellen Veranstaltungswebseite sowie die Möglichkeit der Online-Registrierung und des Ticketings für Teilnehmer. Mail-Marketing und die Integration von Social Media ermöglichen Planern das Versenden von personalisierten Einladungen. Die zusätzliche Adressierung der Eventbrite-Community verspricht hierbei eine erhöhte Reichweite. Teilnehmer können sich online registrieren und auch direkt online bezahlen. Speziell für Benefizveranstaltungen oder Galas besteht darüber hinaus die Möglichkeit der Sammlung von Spendengeldern über den Ticketverkauf. Innerhalb des Einlassmanagements werden Tickets schließlich mittels der Eventbrite-App gescannt. Planer erhalten so einen Überblick zu Teilnehmerzahl und -daten und können dies in der Nachbereitung für Umfragen nutzen, um Feedback zu generieren. Während der Organisation fungiert ein Veranstaltungskalender als Übersicht zu Terminen, Deadlines oder Meilensteinen und fördert so die Transparenz. Auch Eventbrite ist auf Deutsch und Englisch nutzbar.
  • Plattformen. Als webbasierte Software zur Veranstaltungsplanung ist Eventbrite über iOS, Windows oder Linux verwendbar und ist ebenfalls als mobile App parat.
  • Integration. Für die individuelle Nutzung von Eventbrite, ist die Integration des CRM sowie Mail-Marketings und Ihrer Social-Media-Kanäle möglich.
  • Support. Sowohl telefonisch als auch online steht Ihnen bei Eventbrite 24/7 Support zur Verfügung.
  • Preis. Im Gegensatz zu etouches können Sie Eventbrite kostenlos nutzen, sofern Sie ein kostenloses Event planen. Sobald Tickets verkauft werden, beträgt der Preis für die Event Management Software 0,99€ pro Ticket und 2,5% des Ticketpreises, bis maximal 9,95€ pro Ticket. Zusätzlich werden pro Ticketkauf 2€ Gebühr für die Zahlungsabwicklung über Eventbrite fällig. Als gemeinnützige Organisation erhalten sie Rabatt auf die Servicegebühr und bezahlen 0,99€ pro Ticket plus 2,0% des Ticketpreises.
  • Fazit. Eventbrite eignet sich besonders für Ticketing und durch die kostenlose Version vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Dennoch können ebenso komplexe Veranstaltungen wie Festivals mit Hilfe von Eventbrite organisiert und durchgeführt werden. Eventbrite fungiert also als Allround-Tool für die Planung von Hochzeiten und Parties über Konferenzen, Seminare oder Workshops bis hin zu Messen oder Festivals.

 

 

Event Management Software

Xing Events

  • Funktionen. Xing als Plattform für Business Networking stellt als Xing Events naheliegend eine Software zur Organisation von Business Events dar. Vor allem Ticketing, die Eventvermarktung und das Einlassmanagement können über Xing Events gesteuert werden. Die Veranstaltung erhält eine individuelle Webseite, auf der Teilnehmer sich online registrieren können. Darüber hinaus findet der online Verkauf von Tickets über einen individuellen Ticketshop, die Webseite oder bei Xing und Facebook statt. Neben Ticketing bietet diese Event Management Software auch die Vermarktung über das Xing-Netzwerk an die Mitglieder und über Anzeigen in dem sozialen Netzwerk an. Mittels der App EasyEntry kann der Einlass strukturiert gesteuert werden. Die App ist sowohl für Android als auch iOS und als Desktop-Version verfügbar und stellt durch Statistiken zu Traffic oder Verkaufszahlen Struktur bereit. Planer profitieren außerdem von einem Kalender für einen Überblick zum aktuellen Stand der Eventorganisation. Besonders interessant für die Messeplanung ist das Anlegen von Besuchergruppen sowie ein persönlicher Registrierungsbereich für Aussteller, in dem Ausweise oder Gutscheincodes bearbeitet oder storniert werden können. Xing Events kann auf Deutsch und Englisch eingesetzt werden.
  • Plattformen. Xing Events kann mittels iOS, Windows und Linux genutzt werden und existiert ebenso als App. Wie bei etouches und Eventbrite handelt es sich um eine webbasierte Software.
  • Integration. Für die personalisierte Nutzung von Xing Events können das Mail-Marketing sowie die Social-Media-Kanäle eingebunden werden.
  • Support. Der Support von Xing Events ist telefonisch oder online zu erreichen, jedoch an die Geschäftszeiten gebunden.
  • Preis. Xing Events ist wie Eventbrite kostenlos verfügbar, wenn es sich um kostenlose Events handelt. Andernfalls kostet die Veranstaltungssoftware 0,99€ pro Teilnehmer plus 5,9% des Ticketpreises. Sie können außerdem ein individuelles Angebot anfragen.
  • Fazit. Die Event Management Software Xing Events eignet sich vor allem für Business Events wie Messen, Konferenzen, Kongresse oder Seminare und wird besonders vom Ticketing und der Online-Registrierung charakterisiert. In diesem Bereich empfiehlt sich die Software sowohl für kleine und mittlere als auch große Unternehmen und Veranstaltungen.

 

 

Event Management Software

Cvent

  • Funktionen. Als weitere Event Management Software speziell für Business Events liefert auch Cvent eine Event-Webseite mit Online-Registrierung und -Bezahlmöglichkeit für Teilnehmer. Beim Einlass können die Tickets über Cvent auf dem Desktop oder Tablet eingecheckt werden. Teilnehmer können über Cvent außerdem ihre Anreise und Unterkunft organisieren und haben Zugriff auf eine Anbieterdatenbank. Durch die Online-Registrierung und die Integration von Social Media können Eventplaner personalisierte E-Mails versenden, für die zwischen Vorlagen gewählt werden kann, beispielsweise für Einladungen.  Dank der Integration von Kalenderprogrammen profitieren Planer von einem Überblick zu aktuellen Terminen, Aufgabenverteilungen und Deadlines und können ebenso transparent das Budgetmanagement einsehen. Auswirkungen auf die Budgetplanung werden automatisch einkalkuliert. Standardisierte sowie individuelle Reports vereinfachen in der Nachbereitung die Erfolgskontrolle der Veranstaltung und dessen Präsentation im Unternehmen. Weiteres Feedback kann mit Hilfe von Teilnehmerumfragen eingeholt werden und die Erfolgskontrolle bereichern. Cvent ist auf Deutsch und Englisch verfügbar.
  • Plattformen. Wie die bisherigen Programme stellt die Event Management Software Cvent eine webbasierte Softwarelösung dar, die auf iOS, Windows und Linux aufrufbar ist. Zusätzlich ist Cvent als mobile App verfügbar.
  • Integration. Die Nutzung von Cvent wird durch die Integration von CRM, Mail-Marketing und Social-Media-Kanälen auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
  • Support. Bei Fragen können sie sich 24/7 online an den Support von Cvent wenden.
  • Preis. Ein Preisangebot wird individuell nach Absprache festgelegt.
  • Fazit. Cvent bietet sich vor allem für mittlere und große Unternehmen an. Außerdem eignet es sich wie Xing-Events speziell für die Planung von Business Events wie Kongresse, Messen oder Konferenzen.

 

Übersicht der verschiedenen Event Management Softwares

Event Management Software

Übersicht der vier Event Management Softwares

Fazit zu Event Management Softwares

Zusammenfassend bietet etouches in diesem Vergleich die meisten Funktionen, ist jedoch lediglich kostenpflichtig zu erhalten. Entweder werden Kosten pro Teilnehmer beziehungsweise pro Ticketkauf verlangt oder es wird ein Vertrag mit einer Mindestlaufzeit von drei Jahren geschlossen. etouches erweist sich so vor allem als sinnvoll, wenn langfristig damit gearbeitet werden soll. Eventbrite hingegen eignet sich auch für kleinere einmalige Events. Die Software steht sogar kostenlos zur Verfügung, sollte die Veranstaltung kostenlos sein. Zwar verfügt Eventbrite über weniger Funktionen als etouches, die Event Management Software enthält aber dennoch die grundlegenden Optionen für die Planung von Veranstaltungen. Beide Allround-Softwares bieten rund um die Uhr Support an und können Customer-Relationship-Management, Mail-Marketing sowie Social-Media-Kanäle integrieren.
Auch bei der Event Management Software Cvent ist die Integration des CRM, Mail-Marketings und der Social-Media-Kanäle optional, Xing Events wiederum integriert zumindest die beiden letzteren. Auch bezüglich der Anzahl der Funktionen überholt Cvent Xing Events, dennoch spezialisiert sich Xing Events vor allem auf die Funktionen rund um Ticketing und Online-Registrierung. Hinsichtlich des Supports bieten die Event Management Softwares für Business Events unterschiedlichen Service. Während Xing Events sowohl telefonischen als auch online Support bereitstellt, der sich auf die Geschäftszeiten beschränkt, besteht der online Support bei Cvent 24/7.

Event Management Software im Vergleich
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