Ein gut geplantes Event ist ein voller Erfolg – für Veranstalter und Besucher. Hinter der Planung steckt viel Arbeit und Aufwand. Dazu zählen nicht nur die Fragen rund um das Programm, das Catering und den Highlights. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept für Veranstaltungen ist unabdingbar, damit die Veranstaltungssicherheit für die Gäste gewährleistet ist. Die Event Inc Experten zeigen, wie ein gutes Sicherheitskonzept aussieht und was beachtet werden sollte.

 

Was ist ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen?

Ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen wird im Zuge des Sicherheitsmanagements vor dem Stattfinden der Veranstaltung erstellt und gewährleistet präventiv die höchstmögliche Veranstaltungssicherheit. Während der Erstellung eines solchen Konzeptes wird sich mit den möglichen Risiken und Gefahren auseinandergesetzt. Es wird ein Maßnahmenplan entwickelt, der für ein erhöhtes Sicherheitsniveau für die Besucher sorgt. Ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen kann einen Krisenfall nicht zu 100% verhindern. Ein Beispiel dafür ist die Tragödie der Loveparade 2010.
Bei einem Sicherheitskonzept für Veranstaltungen ist es wichtig, Zuständigkeiten und Kommunikationswege für einen solchen Ernstfall präventiv festzulegen. Das Oberziel ist die höchstmögliche Sicherheit für die Besucher. Sicherheitskonzepte sind insbesondere für Großveranstaltungen ein unabdingbares Werkzeug für Sicherheit, Ordnung und allgemeinen Erfolg.

 

Wer sollte ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen erstellen?

Als Faustregel gilt, dass Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Gästen über ein Sicherheitskonzept verfügen müssen. Dieses ist laut Versammlungsstättenverordnung (MVStättV) § 43 Abs. 2 im Einvernehmen mit Polizei, Rettungsdiensten und Feuerwehr zu erstellen. Bei einer Kleinveranstaltung besteht allerdings ebenfalls ein Unfallrisiko. Es sollten sich zu Beginn grundlegende Gedanken zu einigen Risikosituationen gemacht werden. Bei Schaden durch unnötigen Zeitverlust ist der Veranstalter haftbar.

Sicherheitskonzept für Veranstaltungen – Veranstaltungssicherheit

Erstellung eines Sicherheitskonzepts Quelle: www.smallworldsocial.com

Der Veranstalter
Viele Genehmigungsbehörden verlangen auch vom Veranstalter ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen. Es beinhaltet eine Kombination aus konkreten Aspekten der Veranstaltungssicherheit und allgemeinen Anforderungen der Verkehrssicherung und allen Regelwerken, die der Veranstalter beachten muss. Das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen ist auf Grundlage der Versammlungsstättenverordnung aufzustellen. Diese wird vom jeweiligen Bundesland ausgestaltet.

Externer Berater
Bei Großveranstaltungen wie z.B. dem Oktoberfest in München wird die Erstellung des Sicherheitskonzepts ausgelagert. Ein externer Berater hilft bei der Erstellung des Konzepts  – gesetzlich bleibt die Pflicht der Erstellung beim Veranstalter oder Betreiber. Es gibt eine Reihe von Sicherheitsfirmen, die sich im Rahmen des Risikomanagements auf die Erstellung von Sicherheitskonzepten spezialisiert haben. Sogenannte Crowdmanager können durch ihre Expertise helfen – besonders in den Bereichen Einlasskontrolle, Fluchtwegsteuerung und gegebenfalls Personenschutz. Letztlich ist es jedoch der Veranstalter oder Betreiber, der die Verantwortung für die Veranstaltungssicherheit trägt. Die komplette Auslagerung der Erstellung des Sicherheitskonzeptes ist demnach nicht zu empfehlen, da der Veranstalter oder der Betreiber für Schäden haftet.

Der Betreiber
Ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen ist vom Betreiber erforderlich, wenn seine Versammlungsstätte eine Besucherkapazität von 5.000 Personen übersteigt. Bei einer Kapazität unter 5.000 Personen ist die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes von der Art der Veranstaltung abhängig. Die Einhaltung der Versammlungsstättenverordnung liegt in der Verantwortung des Betreibers.
Laut § 38 Absatz 1 MVStättV ist der Betreiber einer Versammlungsstätte für die Veranstaltungssicherheit und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Der Unterschied zum Sicherheitskonzept des Veranstalters ist, dass es sich auf das (Sonder-)Baurecht bezieht. Die Freihaltung der Rettungswege in der Versammlungsstätte, Einlasskontrollen, damit die maximale Besucherzahl nicht überschritten wird, und die Einhaltung der Betriebsvorschriften (§§ 31 bis 43 MVStättV) gehören in den Verantwortungsbereich des Betreibers.

Anforderungen an ein gutes Sicherheitskonzept für Veranstaltungen

Eine vollständige Risikominimierung ist durch ein Sicherheitskonzept nicht möglich. Aus juristischer Sicht enthält das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen die Maßnahmen, die die Sicherungspflichten des Betreibers/Veranstalters erfüllen. Ein Sicherheitskonzept durchläuft die drei Phasen: Vorbereitung/Planung, Durchführung und Nachbereitung. Die Planung einer Großveranstaltung findet zum frühestmöglichen Zeitpunkt statt, um Veranstalter und Beteiligten genügend Zeit zu geben, dass Sicherheitskonzept abzustimmen und auszubessern. Es wird versucht, die maximal mögliche Veranstaltungssicherheit herzustellen. Während der Durchführung der Großveranstaltung ist es wichtig, dass eine Sicherheitszentrale eingerichtet wird. Diese bildet den Schnittpunkt für alle Instanzen und gewährleistet die reibungslose Koordination. Nach der Veranstaltung darf die Nachbereitung nicht fehlen, damit die Erfahrungsberichte abgestimmt und Fehlerquellen für die zukünftigen Großveranstaltungen vermieden werden können. Die Grenzen für ein Sicherheitskonzept ergeben sich aus dem allgemeinen Lebensrisiko: der Veranstalter kann nicht jeden vor allem bewahren und haftet demnach auch nicht für alles. Zur Orientierung für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes dient das Vier-Punkte-Programm des Arbeitsschutzes:

  1. Gefährdungsanalyse
  2. Maßnahmen treffen
  3. Dokumentation
  4. Unterweisung.
Sicherheitskonzept für Veranstaltungen – Sicherheitsmanagement

Sicherheitsmanagement – Sicherheitskonzept für Veranstaltungen Quelle: www.pexels.com

 

Bei der Erstellung eines Sicherheitskonzeptes sind zudem folgende Inhalte wichtig:

  • Vorangestellte Angaben (Begriffsdefinitionen, Abkürzungsverzeichnis)
  • Allgemeine Angaben (Titel und Datum der Veranstaltung, Veranstalter benennen, Ort der Veranstaltung, zuständige Genehmigungsbehörde, Zeiten für Auf- und Abbau)
  • Benennung der Schutzziele (Aussage über ein Sicherheitsniveau treffen, dass mindestens erreicht werden soll, Beispiel: Körperliche Unversehrtheit von Besuchern, Vermeidung von Sachschäden)
  • Geltungs- und Wirkungsbereich (festlegen, für welchen Bereich das Sicherheitskonzept gültig ist z.B. für einen Festplatz; Festlegen, für welchen Bereich das Konzept wirkt z.B. ein bestimmter Stadtteil)
  • detaillierte Veranstaltungsbeschreibung (inhaltliche Idee und Anlass der Veranstaltung, Historie der Veranstaltung, Benennung sämtlicher Aktivitäten, tabellarisch dargestellter zeitlicher Ablauf, Erfahrungsberichte aus dem Vorjahr, Beeinträchtigung der Planung durch in der Nähe stattfindende Parallelveranstaltungen)
  • Teilnehmerprofil (Besucherzahl, Zielgruppe und geplantes Verhalten, ggf. maximal zulässige Besucherzahl, Herkunft der Besucher, Alkoholkonsum, Anzahl an VIP’s)
  • Infrastruktur im Veranstaltungsbereich – Erläuterung zum Plan (Bauweise/Größe von Bühne und Technik, Flächen für Feuerwehr/Polizei/Sanitätsdienst falls gefordert, Verkaufsstände und Ausstattung)
  • Verkehr (Erwartete An- und Abreise, ÖPNV: Absprache der beanspruchten Routen, Parkplatzkapazitäten)
  • Maßnahmen für Menschen mit Behinderungen (Toiletten, Parkplätze, Rampen)
  • Gefährdungsanalyse & Maßnahmenkatalog zu den benannten Gefährdungen (Risiken definieren und bewerten, Gefährdungen durch Wetter: Hitze, Hochwasser, Gewitter oder Kälte, Gefährdungen durch Publikum: Überfüllung, Alkohol oder Stimmung, Gefährdungen durch Location: unpassende Größe, Gefährdungen durch Angriffe von Außen, Gefährdungen durch Feuer [Brandschutz])
  • Organisation während der Veranstaltung (Informationen über die Veranstaltungsleitung: Aufgabenbeschreibung, Ansprechpartner, Kontaktinformation und Standort, ggf. Information zur Genehmigungsbehörde: Ansprechpartner und Erreichbarkeit, Information zur Polizei: Ansprechpartner und Kontaktinformationen, Informationen zur Feuerwehr: Ansprechpartner, Notfallrettung und Kontaktinformationen, Informationen zum Sanitätsdienst: Aufgabenbeschreibung und Kontaktinformationen, Informationen zum privaten Sicherheitsdienst: Aufgabenbeschreibung und Kontaktinformationen, Informationen über das Fundbüro: Standort und Öffnungszeiten)
  • Sicherheitsdurchsagen (ggf. mehrsprachig vorbereitete Sicherheitsdurchsagen für z.B. Geländeräumung oder Unwetterwarnung)
  • Schlussbemerkung für Sonderverabredungen
  • Erklärung des Einvernehmens durch Unterschrift der Verantwortlichen (Es sind vier Exemplare anzufertigen, die alle vom Verantwortlichen unterschrieben werden müssen)
  • Anhänge (Lagepläne, Aussteller-/ Standbetreiberliste, externe Konzepte z.B. Verkehrskonzept, Flyer über die Veranstaltung)

Zur Verdeutlichung des grundlegenden Aufbaus von einem Sicherheitskonzept für Veranstaltungen finden Sie hier ein gutes Beispiel aus der Stadt Hannover.

Fazit zur Veranstaltungssicherheit

Ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen kann keine 100 prozentige Veranstaltungssicherheit garantieren. Bei Veranstaltungen mit mehr als 5000 Gästen ist die Erstellung gesetzlich vorgeschrieben, um das maximal mögliche Sicherheitsniveau für die Besucher herzustellen. Das Sicherheitskonzept kann mit Hilfe von externen Dienstleistern erstellt werden, rechtlich bleibt der Veranstalter oder Betreiber haftbar. Bei Kleinveranstaltungen wird die Notwendigkeit eines Sicherheitskonzepts im Einzelfall entschieden. Das Durchführen einer Sicherheitsanalyse ist auch bei Veranstaltungen mit weniger als 5000 Gästen zu empfehlen, da bei Schäden durch Zeitverlust der Veranstalter oder Betreiber haftet.

Credits Bilder
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Berlino_Love_Parade_1998.jpg

Ein Sicherheitskonzept für Veranstaltungen erstellen
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