Was ist zuerst da? Die Gästeliste oder die Eventlocation? Je nach Veranstaltungsformat gehen die Suche nach der Eventlocation und die Eingrenzung der Gästeliste oft Hand in Hand. Wunschlocations haben bestimmte Kapazitäten, auf manche Teilnehmer kann nicht verzichtet werden. Der konstante Abgleich zwischen Teilnehmerzahl und ortsspezifischen Anforderungen ist in der ersten Phase der Veranstaltungsplanung ein Aspekt, der das Volumen des Events definiert.

Neben der Suche nach einer passenden Location ist das Teilnehmermanagement somit ein essentieller Faktor, der mit allen anderen Prozessen der Veranstaltungsplanung abgestimmt werden muss.

Teilnehmermanagement als essentieller Bestandteil von Veranstaltungsplanung

Die Verwaltung und Betreuung von Veranstaltungsteilnehmern ist eine logistische Herausforderung. Als dynamischer Prozess entwickelt sich das Teilnehmermanagement über den gesamten Veranstaltungszeitraum hinweg. Sobald eine erste Einladungsliste erstellt wird, werden auch die Eventlocation, das Catering, Hotelkontingente oder Programmpunkte kalkuliert. In wechselseitiger Abstimmung werden so Umfang und Komplexität einer Veranstaltung festgelegt.

Vor, während und nach einem Event fallen verschiedene Aufgaben an, die die Teilnehmer und Gäste einer Veranstaltung betreffen. Einladungen werden versendet, der Rückmeldeprozess wird verwaltet, Gastgruppen werden koordiniert. Der Check-in vor Ort muss vorbereitet werden, gegebenenfalls werden Namensschilder gedruckt und After Event Surveys organisiert. All diese Aufgaben sind an die Gästeliste gekoppelt, die sich im Laufe der Veranstaltungsplanung ständig verändert, neue Informationen aufnimmt und ausspielt. Eine reibungslose Verwaltung dieser Gästeliste ist deshalb essentiell für ein gelungenes Event.

Mehr Effizienz mit digitalem Teilnehmermanagement

Digitale Tools, die der Dynamik des Teilnehmermanagements gerecht werden, helfen bei der reibungslosen Abwicklung des Gästemanagements. So verringert ein automatisierter Rückmeldeprozess die Fehleranfälligkeit von Listenpflege. Eine cloud-basierte Software ermöglicht die Synchronisierung von Teilnehmerdaten auf allen eingesetzten Geräten, so können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit der Teilnehmerliste arbeiten, ohne dass verschiedene Versionen später abgeglichen werden müssen. Die Gästeliste ist jederzeit einsehbar und ihre Daten sind immer aktuell. Filterfunktionen ermöglichen aufgabenspezifische Sortierungen der Daten. Digitales, automatisiertes Teilnehmermanagement macht das Eventmanagement so effizienter, einfacher und schneller.

Ein Anbieter für digitales Teilnehmermanagement ist AirLST. Mit Hilfe der cloud-basierten Software lassen sich Gästelisten erstellen und verwalten, Landingpages mit integrierten Registrierungsformularen erstellen sowie E-Mail-Einladungen und Tickets versenden. Außerdem kümmert sich AirLST um Einlassmanagement, Feedbackumfragen und Eventstatistiken.

Neue Kooperation zwischen Event Inc und AirLST

Event Inc und AirLST entwickeln derzeit eine Kooperation, um digitales Teilnehmermanagement und die Suche nach der passenden Eventlocation enger miteinander zu verflechten. Durch diesen Schritt haben Event Inc und AirLST Kunden die Möglichkeit in Zukunft auf Wunsch beide Services zu nutzen und maßgeschneiderte Lösungen für ihre Veranstaltungsplanung zu finden. Insbesondere Unternehmenskunden, die AirLST oder Event Inc regelmäßig nutzen und verschiedenste Veranstaltungsformate bedienen, können einen Mehrwert aus der Kooperation ziehen, indem sie die Planung ihres Teilnehmermanagements mit der Suche nach der passenden Location verbinden.

Wie hilft digitales Teilnehmermanagement bei der Eventplanung?
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