Gerade im Bereich der Firmenevents stellen Workshops eine attraktive Alternative zu staubigen Seminaren dar, da sie die Teilnehmer aktiv einbinden. Statt Langeweile aufgrund zu langer Vorträge können Informationen und Fähigkeiten praktisch vermittelt werden. Wie Sie beim Workshop planen am besten vorgehen und welche Aspekte für ein erfolgreiches Event beachtet werden sollten, zeigen Ihnen die Event Inc Redakteure.

 

Definition Workshop

Unter einem Workshop wird ein intensives Bildungsprogramm verstanden bei dem sich eine kleine Gruppe von Menschen über einen kurzen Zeitraum hinweg mit einer Thematik auseinandersetzt und Fähigkeiten erlernt oder anwendet. Beispielsweise können Lösungsansätze für ein Problemfeld erarbeitet werden. Ziel eines Workshops ist es demnach, Entscheidungen zu treffen oder den Gruppenzusammenhalt zu stärken. Meistens dauern Workshops einen halben bis zwei Tage und werden von einem Moderator angeleitet.

Workshop planen

Workshop planen Quelle: Pexels.com

 

Workshop planen – 15 Schritte zum effektiven Workshop

Doch welche Aspekte in der Eventplanung genau zu berücksichtigen? Worauf kommt es bei einem Workshop an? Mit diesen 15 Tipps können Sie Ihren Workshop planen und das Event zu einem erfolgreichen Ereignis machen.

 

1. Definition der Ziele des Workshops

Ein klares Ziel hilft nicht nur in der Organisation des Workshops und dessen Programm, sondern stellt sicher, dass die Teilnehmer genau wissen, warum sie hier sind. Es gilt also zunächst festzulegen, welchem Zweck der Workshop dient. Schließlich sind Workshops das perfekte Mittel, um innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl an Ideen zu generieren, beispielsweise für Lösungsansätze. Um dies jedoch effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, ein Hauptziel für das Event festzulegen.

Was sollen die Teilnehmer des Workshops mit nach Hause nehmen? Worüber sollen die Teilnehmer nach dem Workshop Bescheid wissen? Diese Ziele können direkt in die Beschreibung des Workshops einfließen, um Transparenz zu fördern. Außerdem fallen Ihnen so möglicherwiese Diskrepanzen zwischen gewünschtem Outcome und Programm auf.

 

2. Schriftliche Zusammenfassung auf einer DinA4-Seite

Um den Überblick über die Veranstaltung zu wahren und gegenüber den Teilnehmern klar zu kommunizieren, empfiehlt es sich das Ziel, die einzelnen Programmpunkte sowie die notwendigen Materialien auf einer DinA4-Seite aufzuschreiben. Somit sind alle Hauptbestandteile des Workshops zusammengefasst und während des Events kann darauf verwiesen werden.

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Workshop planen: Zusammenfassung Quelle: Pexels.com

 

3. Konkreter Zeitplan

Für den Veranstalter, Moderator und auch die Teilnehmer erweist sich ein genauer Zeitplan als hilfreich. Dieser kann beispielsweise aussehen, wie folgt:

11:00 Uhr: Begrüßung und Einführung

11:15 Uhr – 12:00 Uhr: Aktivität 1

12:15 Uhr – 13:00 Uhr: Aktivität 2

13:00 Uhr – 14:00 Uhr: Mittagspause

14:00 Uhr – 14:45 Uhr: Aktivität 3

15:00 Uhr – 15:45 Uhr: Aktivität 4

Zusammengefasst ist es zu empfehlen, Aktivitäten zwischen 45 und 60 Minuten lang zu halten und zwischen den Sessions Pause einzuplanen. Außerdem sind Pufferzeiten hilfreich, sollte eine Aktivität ein paar Minuten länger dauern als gedacht.

In der Zeitplanung kann auch variiert werden, beispielsweise ein anfängliches Brainstorming von 10 Minuten, anschließend 30 minütiger Einzelarbeit und darauffolgend eine 10 minütige Diskussion über die Ergebnisse.

 

4. Der Aufbau einzelner Programmpunkte

Beim Workshop planen besteht jeder Programmpunkt aus 3 Bestandteilen: Der Einführung, der Ausübung und der Rekapitulation und Zusammenfassung.

  • In der Einführung geht es darum, den Teilnehmern zu erklären was auf sie zukommt und was von ihnen verlangt wird.
  • Bei der Ausübung des Programmpunktes geht es schließlich ans Eingemachte und die Teilnehmer sind dran. Während die Gäste arbeiten oder diskutieren etc., assistiert der Moderator bei Fragen und wandert von Teilnehmer zu Teilnehmer.
  • Im dritten Schritt wird gemeinsam über die Ergebnisse gesprochen und aufbereitet, wo Probleme bestanden und was am besten umzusetzen war. Was haben die Teilnehmer gelernt? Was würde sie gerne lernen? Auch Ergebnisse der einzelnen Teilnehmer können beispielhaft besprochen werden.
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Workshop planen: Rekapitulation der Aktivitäten Quelle: Pexels.com

 

5. In der Kürze liegt die Würze

Ob Gruppendiskussionen oder Brainstorming, je mehr Teilnehmer ein Workshop hat, desto länger dauert die Veranstaltung. Auch in Bezug auf die Dauer des Events gilt, nicht zu viel wollen. Lösungsfindungen sind anstrengend, machen Sie Ihren Workshop nicht langwierig. Zwei kurze Sessions sind produktiver als eine lange. Bei größeren Gruppen können Teams gebildet werden, um den Workshop trotz großer Teilnehmerzahl umsetzen zu können. Dennoch ist eine kleine Teilnehmerzahl ratsam, um den Outcome des Workshops zu erhöhen.

 

6. Einsatz von geschultem Personal

Sowohl in der Planung als auch in der Durchführung des Workshops sollte auf geschultes Personal zurückgegriffen werden. Vor allem ein Moderator für die Anleitung während des Events ist von großer Bedeutung. Er beginnt mit der Einführung und lenkt die Diskussionen, sodass der Rolle des Moderators eine enorme Verantwortung zukommt. Dem Moderator ist beispielsweise durch Assistenten geholfen, ein bis zwei Personen, mit denen er seine Aufgaben teilen kann. Unterstützung dieser Art reicht von der Beantwortung von Fragen bis zur Beschaffung neuer Materialien. Schulungen im Bereich Moderation bietet beispielsweise Trainer Lounge an, für effektives und nachhaltiges Lernen. Gute Vorbereitung macht den Unterschied und gekonnte Moderation zeigt den Teilnehmern schließlich Kompetenz und Professionalität.

Workshop planen

Workshop planen durch Moderationstraining

 

7. Die richtige Location

Interaktion und Kommunikation werden neben dem Programm und der Moderation von der Location beeinflusst. So hängt es zum Beispiel von der Bestuhlung ab, inwieweit der Austausch unter den Teilnehmern gefördert wird. Welche Bestuhlungsformen sich für welchen Zweck eigenen, lesen Sie im Event Inc Magazin. Für einen Workshop mit 10 Teilnehmern erweist sich ein Tagungsraum möglicherweise als ausreichend, 25 Personen jedoch benötigen mehr Freiraum. Oder veranstalten Sie einen Workshop im Freien! Auch die Anbindung sowie die Ausgehmöglichkeiten während der Mittagspause sind zu berücksichtigen, wenn es um die Wahl der Location geht.

Finden Sie die richtige Workshop-Location
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Workshop planen: Wahl der Location Quelle: Pexels.com

 

8. Förderung von Interaktivität

‚Work‘ ist das Stichwort: Was einen Workshop ausmacht, ist der interaktive Ansatz des Events. Statt einen dreistündigen Vortrag vorzubereiten, sollte der Fokus des Workshops immer auf Interaktivität liegen und die Teilnehmer aktiv einbinden. Bei einem Workshop stehen die Teilnehmer im Mittelpunkt, nicht wie bei einer Vorlesung der Sprecher. Planen Sie Anleitungen ein, mit denen die Teilnehmer selbst aktiv werden können.

 

9. Austausch untereinander

Wie bereits beschrieben sollte der Moderator oder Veranstalter leitend auftreten, den Teilnehmern jedoch genug Freiraum geben. Regen Sie als Veranstalter den Austausch der Gäste untereinender an beziehungsweise lassen Sie genug Raum dafür. Auf manche Fragen der Teilnehmer können möglicherweise andere Teilnehmer antworten. Voraussetzung hierfür ist eine entspannte Atmosphäre, in der sich die Teilnehmer wohlfühlen und sich äußern.

 

10. Testen der einzelnen Programmpunkte

Zwar ist es nicht möglich, es immer allen recht zu machen, dennoch kann es das Programm eines Workshops der Mehrheit recht machen, wenn vorher getestet wird, was welche Aktivitäten ausmachen. In einer Gruppe gibt es unterschiedliche Wissens- und Fähigkeitenlevels, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Keine Aufgabe sollte zu einfach oder zu schwer sein. Testen Sie die Programmpunkte vor dem Workshop, um die Schwierigkeitsgrade einschätzen zu können. Beispielswiese kann ein Testdurchgang des Workshops mit der Hälfte der Teilnehmerzahl umsonst angeboten werden, um den eigentlichen Workshop erfolgreich zu gestalten.

 

11. Ausreichend Material zur Visualisierung

Besonders für visuelle Lerner oder Brainstorming-Aktivitäten erweist es sich als hilfreich, Ideen und Vorschläge oder Zusammenhänge auf einer Tafel oder einem Flipchart zu visualisieren. Seien Sie darauf vorbereitet, Zwischenergebnisse oder Prozesse aufzeichnen zu können, wenn es sich ergeben sollte. Flipcharts sind so simpel wie effektiv, da sie jeder bedienen kann und schnell agiert werden kann. An Post-its, Notizzetteln und Stiften ist am falschen Ende gespart.

 

12. Workshop planen mittels Checkliste

Schreiben Sie sich die Punkte und Erkenntnisse der bisherigen Schritte auf, um doppelte Arbeiten zu vermeiden und nichts zu vergessen. Eine Checkliste gehört nicht umsonst zum Bestandteil einer jeden Eventplanung und erleichtert auch das Workshop Planen. Welche Programmpunkte stehen an und wie viel Material wird insgesamt benötigt? Was müssen die Teilnehmer unter Umständen selbst mitbringen? Je besser Sie vorbereitet sind, desto besser sind das auch Ihre Teilnehmer.

 

13. Zeit für Fragen und Antworten

Planen Sie vor der Beendigung des Workshops oder eines Workshop-Tages Zeit für Fragen ein. Während der Auseinandersetzung mit dem Thema sind den Teilnehmern unter Umständen Fragen gekommen, deren Beantwortung auch andere Teilnehmer interessiert. Es empfiehlt sich dementsprechend, Raum für diese Fragen zu sichern, um den Outcome des Workshops zu steigern.

 

14. Einsatz von Technik

Nutzen Sie technische Gadgets und Möglichkeiten, um Inhalte des Workshops bildlich darzustellen und anschaulich zu vermitteln. Technologien können eingesetzt werden, um die Aktivität und Interaktivität der Teilnehmer zu fördern. Darüber hinaus agieren Sie so am Puls der Zeit und vermitteln Kompetenz durch Modernität. Welche Technik Trends aktuell die Eventplanung auffrischen, lesen Sie im Event Inc Magazin.

 

15. Ausblick nach dem Workshop

Bieten Sie den Teilnehmern nach einem produktiven Workshop noch Perspektiven für die Zukunft. Nach einer so intensiven Auseinandersetzung mit einer Thematik, sollten Sie die Teilnehmer nicht mit leeren Händen gehen lassen. Stattdessen kann auf zukünftige Events, wie Fortgeschrittenenkurse, hingewiesen werden oder Übungsmaterial mitgegeben werden. Außerdem liegt es nahe, Empfehlungen für Literatur- oder Onlinequellen zu der Thematik auszuhändigen, sollte noch weiteres Interesse auf Seiten der Teilnehmer bestehen.

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Workshop planen: Informationsmaterial Quelle: Pexels.com

 

Credits Titelbild: https://www.pexels.com/photo/whiteboard-sketching-design-planning-7366/

Workshop planen – 15 Tipps für erfolgreiche Workshops
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